Como profesionales del diseño y la fabricación de mobiliario, nos planteamos a diario cuáles deben ser los elementos que definan nuestras propuestas más ambiciosas. Existen numerosos factores que intervienen en el buen diseño de una oficina. Deberemos contar con todos y cada uno de ellos para lograr el espacio óptimo de trabajo: el número de usuarios, el tipo de trabajo a desarrollar, el sector en el que se va a encuadrar la actividad, la relación entre los miembros del equipo, los recursos disponibles… Pero existe un factor que se ha convertido hoy en día en el protagonista absoluto, que nos permite facilitar los procesos y rentabilizar al máximo el trabajo. Se trata del factor tecnológico. ¿Cómo es posible integrar la tecnología en el diseño de la oficina?
La tecnología, protagonista principal en los espacios de trabajo
La necesidad de integrar la tecnología en los espacios de trabajo es una prioridad absoluta: permite rentabilizar cada paso que damos y aumenta la productividad de los empleados si se utiliza adecuadamente.
La tecnología es el ordenador o la tablet de última generación que nos facilita el trabajo diario, el mobiliario que permite una interacción constante entre las personas, el sistema de seguridad que garantiza resultados o la sala multidisciplinar en la que es posible celebrar reuniones, encuentros, charlas privadas y videoconferencias.
Todos estos elementos conforman la llamada oficina 3.0 u oficinas inteligentes, muy relacionadas con los nuevos modelos de trabajo que son posibles gracias a las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) cuya principal ventaja es conseguir la máxima productividad.
Características de la oficina 3.0
- Innovación: Se ve en cada proceso, está presente en los recursos con los que contamos a la hora de trabajar, en la forma de contactar con el cliente, en la imagen de marca, las llamadas telefónicas o los viajes de trabajo.
- Comunicación: El espacio de trabajo debe contar con un mobiliario que facilite la comunicación interna -espacios abiertos, disposición cómoda de las mesas, lugares de reunión, salas de recepción…- y externa –videoconferencias, charlas online, streaming-.
- Distensión: Las oficinas necesitan estos espacios de distensión para integrarlos en el propio trabajo diario y que lo potencien y beneficien: momentos de reflexión, charlas informales entre empleados, tiempos de brainstorming…
- Movilidad: Los beneficios de acceder al trabajo donde sea y como sea son enormes, pues se optimizan procesos como viajes de trabajo o esperas obligadas, en los que es posible atender funciones paralelas. Se permite la inmediatez de respuesta y se ahorra en tiempo y recursos.
- Colaboración: Las relaciones personales ganan en estos espacios en los que prima la tecnología. Hay mayores posibilidades de comunicación, posibilidad de aislamiento cuando es necesario y participación de distintas personas de entornos diferentes.
- Flexibilidad: La tecnología permite intercambiar funciones de una forma más rápida y atender simultáneamente varios procesos.
- Comodidad: en el plano más material y logístico, la tecnología genera oficinas cómodas en las que la iluminación, temperatura, accesibilidad, disposición, localización y trabajo son más fáciles, permitiendo entornos en los que el empleado se siente bien. Esto influye directamente en la forma de trabajar y aumenta la productividad.
Con estas características se describe una oficina inteligente que, además, generará a la compañía una identidad corporativa innovadora, una tarjeta de visita personal y alineada con los objetivos de la sociedad actual y las nuevas formas de trabajo.
