Uno de los problemas al que nos enfrentamos en el trabajo diario es la falta de orden: material apilado o en lugares inadecuados; papeles y archivos descontrolados en oficinas o enseres personales ocupando todas las superficies de trabajo. Son ejemplos comunes de falta de orden que genera graves costes en cualquier organización.
¿Has notado que el tener un espacio desordenado y con muchas cosas y documentos te lleva a tener una mente igual de desordenada? Si aprendemos cómo organizar una oficina conseguiremos muchísimos beneficios para la productividad y la salud mental.
Además, es una norma de convivencia básica cuando trabajamos en espacios compartidos.
Cómo organizar tu oficina con el método de las 5s
Muchas organizaciones, entre ellas Ofita, han implementado en sus procesos la metodología de las 5s, desarrollada por la compañía japonesa Toyota en los años 60. Significa básicamente aplicar la limpieza y el orden en el día a día. Debe entenderse no sólo como un método de trabajo, sino como una filosofía impresa en su cultura corporativa.
Está metodología se resume en 5 palabras que empiezan por S:
- Seiri: Clasificar. Diferenciar entre lo que se necesita y se guarda y lo que no se necesita y se tira.
- Seiton: Orden. Organizar la manera lógica las cosas necesarias, de forma que sea más fácil encontrarlas.
- Seiso: Limpieza. Tener la zona de trabajo limpia y mantener las cosas aseadas y en orden.
- Seiketsu: Estandarizar, es decir, mantener las primeras 3s.
- Shitsuke: Hábito, es la disciplina de mantener los procedimientos correctos.
Cómo organizar tu oficina de trabajo con el mobiliario adecuado
Una oficina de trabajo organizada se caracteriza por un archivo ordenado donde encontrar fácilmente todo tipo de documentos. Sin embargo, este no es el estado natural de una oficina. Generalmente, sobre las mesas crecen montañas de papel, y así la búsqueda de un documento necesario se puede demorar hasta horas.
La oficina sin papel -hacia donde se dirigen cada día más organizaciones- es una solución a la acumulación de documentos, ahorrando espacio y tiempo y mejorando los procesos. Pero lo que está claro es que la desaparición total del papel todavía queda lejos, y que además necesitamos en nuestro trabajo diario diferentes elementos y herramientas. ¿Cómo organizar entonces tu oficina de trabajo?
Mantener los documentos de una empresa bien ordenados para una sencilla localización y acceso es esencial para poder funcionar de forma correcta y eficiente.
Si nuestra empresa genera un volumen más o menos importante de documentos en soporte físico, es fundamental planificar su almacenaje desde el propio planteamiento del diseño de las oficinas.
El primer paso para mantener el orden de tu oficina de trabajo será el de establecer un criterio de organización y clasificación de los documentos que se generan en la empresa y que deben ser conservados.
Las mejores soluciones de archivo
Elegido el sistema de archivo de los documentos y los emplazamientos que deben tener, hay que definir qué tipo de mobiliario es el adecuado para custodiarlos.
Conscientes de este reto, en OFITA contamos con una amplia selección de muebles de oficina destinados al archivo y custodia de registros. Te ayudarán a responder al cómo organizar una oficina.
Según su capacidad y frecuencia de acceso, podemos establecer 4 tipos de archivo que te darán pistas sobre cómo organizar tu oficina: Archivo del puesto de trabajo, Departamental, Taquillas y el Archivo Corporativo.
El archivo del puesto, es el que está situado en la propia mesa de trabajo. Se reserva para los documentos que utilizamos con mayor frecuencia, los que estamos manejando en ese momento, y para guardar nuestros enseres personales. Los bloques de Ofita incluyen diferentes accesorios para mantener en perfecto orden la mesa, como las bandejas portalápices o con gavetas de archivo con soporte para carpetas suspendidas.
Si tu mesa no dispone de cajonera fija, siempre puedes optar por modelos de archivos con ruedas que son muy útiles, como este trolley de Ofita, ideal también para el home office por su diseño.
¿Cómo organizar una oficina no territorial, es decir, cuando los puestos no están asignados a ninguna persona? En este caso, se utilizan taquillas, generalmente situadas en la entrada de la oficina. Como el modelo Lock Lock de Ofita.
El archivo departamental, por su parte, se reserva para aquellos documentos a los que puede acceder todo el equipo o departamento y que ya han dejado de usarse diariamente, aunque pueden consultarse de forma esporádica.
Si se trata de documentos poco sensibles, podrán estar en estanterías abiertas o en muebles con puertas sin cerradura, en caso de que prefiramos que queden ocultos a la vista para dar una sensación de mayor orden y limpieza en el espacio de trabajo. En caso de tratarse de archivos más sensibles, será preferible elegir modelos cerrados y con cerradura
En caso de elegir armarios con puertas o cajoneras, podemos seleccionar modelos versátiles como el sistema de archivo modulable Chess, que ofrece una gran variedad de posibilidades de combinación con puertas o cajones y diferentes acabados. a los documentos más sensibles.
Por último, el corporativo. Se reserva para archivar documentos que deben ser conservados durante mucho tiempo, por Ley por ejemplo, pero que rara vez se consulta. Por ello, suelen estar en espacios alejados de la vida diaria de la oficina.
Por otra parte, las librerías o estanterías nos ayudarán a mantener las mesas despejadas de revistas y otras publicaciones.
Cómo organizar una oficina pequeña
El espacio escasea cada día más, tanto en casa como en el trabajo, sobre todo si la oficina es pequeña. Por ello, debemos intentar aprovechar al máximo los metros disponibles y sacarles un buen rendimiento.
La principal regla para una oficina pequeña es tener sólo aquello que sea imprescindible, “menos es más”, y sobre todo cuando se trata de un espacio pequeño. Ten todo en su sitio y bien ordenado y ponte la obligación de hacer limpieza una vez a la semana.
Debemos evitar la sensación de un espacio pequeño y abarrotado. Para ello, es importante despejar al máximo las paredes, utilizar muebles acordes a las dimensiones del espacio, con estructuras ligeras, y optar por colores que den sensación de amplitud y bienestar. La mejor opción es escoger colores claros y muy luminosos que te ayuden a dar mayor sensación de amplitud.
Dale el mayor protagonismo posible a las ventanas y a la luz natural. Situar la mesa bajo una ventana es siempre una buena idea. No coloques cortinas pesadas y opta por las más claras y transparentes.
Para el archivo, una estupenda opción es el trolley del que hablábamos antes, por su ligereza visual y funcionalidad, y apóyate en alguna estantería para la custodia de documentación.
Ya tienes todas las claves e ideas para saber cómo organizar una oficina y mejorar así tu productividad y la de tus trabajadores.
