Una distribución de una oficina optimizada aumenta la productividad y contribuye al incremento de la eficiencia de las actividades de la organización. Proporciona a los directivos y a las plantillas el espacio adecuado para desarrollar sus funciones de manera eficaz y al mismo tiempo saludable.
Si aprovechamos al máximo el espacio de nuestra oficina y hacemos una correcta distribución del mobiliario, la productividad y el bienestar de los empleados mejorará, y además la imagen de marca se verá reforzada.
Por ello, una buena distribución de la oficina es cada día más una necesidad, también en las pequeñas empresas y en el home office. Hoy vamos a ver algunas pautas que te pueden ser de ayuda a la hora de decidir la distribución de tu oficina.
Distribución de oficinas, evolución y algunos ejemplos
Ha ido cambiando conforme las empresas han ido transformando sus formas de trabajar y la tecnología ha ido adquiriendo mayor protagonismo.
Como ya hemos comentado en anteriores artículos, la distribución de la oficina actual, donde prevalecen los espacios colaborativos y compartidos, nada tiene que ver con aquellas oficinas llenas de cubículos de los 80’s ni con las primeras oficinas modernas con sus interminables hileras de escritorios.
De los inicios de la oficina moderna, a las actuales donde se procura incentivar la interacción y la creatividad, ha pasado mucho diseño.
El paso de la ruidosa máquina de escribir a los ordenadores de mesa desencadenó que los cubículos diesen paso a la oficina abierta, con el objetivo de incentivar los encuentros personales. Las empresas buscaron entonces nuevos espacios donde la gente se encuentre, por eso son hoy tan importantes los espacios informales.
Oficinas EDP – Oviedo. Mobiliario: Ofita
La distribución de oficinas modernas
La distribución de oficinas modernas que hoy más se corresponde con las formas de trabajar y las culturas corporativas actuales es aquella que favorece la interacción. Aquella que analiza las diferentes perfiles y actividades que se realizan en una oficina y responde a ellas con una distribución acorde.
Mobiliario: Forthink
Respondiendo al concepto “Un espacio para cada función”, actualmente en la distribución de oficinas modernas conviven las áreas abiertas, con las privadas; los puestos de trabajo individuales con los diseñados para el trabajo en equipo; las salas de reunión formales con las ágoras más informales, etc.
A diferencia de las oficinas de décadas anteriores, la oficina hoy no es un paisaje único y homogéneo; ahora conviven diferentes ambientes. Por ejemplo, después de una dura jornada, necesitamos poder tomar un café o simplemente relajarnos unos minutos, en un área apropiada. En en este tipo de espacios, las áreas de descanso son esenciales.
Algunos consejos para la distribución de oficinas modernas
Una correcta distribución de oficinas analiza también otra serie de factores, como la relación de las personas de un mismo departamento y la que existe entre los distintos equipos de la empresa, las demandas ergonómicas de cada puesto o las necesidades de archivo de cada persona y cada departamento. También es importante estudiar los recorridos, y buscar que el mayor número posible de gente disfrute de luz natural. Una buena distribución logra este objetivo gracias a la correcta disposición de mamparas y paneles que nos ayudan en este reto. Por ejemplo, la búsqueda de mayor luz e interacción ha limitado el uso de paneles de altura superior a los 120 cm y ha reforzado la tendencia de los paneles transparentes o traslúcidos.
¿Qué debemos entonces tener en cuenta para la distribución de la oficina moderna y sus espacios?
- Aunque trabajéis en un concepto de open space o en una mesa compartida, proporciona cierto espacio para el aislamiento o para realizar llamadas o videollamadas con cierta privacidad.
- Busca flexibilidad, es decir, que el espacio pueda reconfigurarse. Una opción perfecta son los elementos de mobiliario móviles, como los de la gama Forthink de Ofita (en la imagen): paneles, gradas… que te permiten transformar el espacio.
- Selecciona mesas de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo.
- Ubica las áreas de trabajo de manera que permitan que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona.
- Ubica los puestos que estén en contacto frecuente con los clientes y/o proveedores en áreas accesibles, por ejemplo cerca de la zona de recepción.
- Cuando sea necesario aislar espacios, si la oficina es pequeña, usa preferentemente paneles de vidrio transparente, que permitan una buena iluminación.
- Diseña algún espacio para el descanso o las reuniones más informales.
Como el buen traje, la oficina tiene que ser a medida
¿Cuál es la mejor distribución de una oficina? Como el buen traje, la oficina tiene que ser a medida y a imagen de cada empresa. Es importante conocer la identidad y valores de la organización, su historia, actividad, retos y propósito. Es fundamental, además, conocer a sus personas.
Hay oficinas pequeñas, grandes, colaborativas, abiertas, cerradas… Cada una necesita un diseño diferente. Por ejemplo, probablemente en un bufete de abogados, con documentos confidenciales, es recomendable optar por una distribución cerrada con despachos donde el abogado pueda atender a sus clientes.
Distribución de las mesas de oficina
Dependerá del tipo de trabajo. Por ejemplo, cuando un equipo trabaja de manera transparente y abierta, una muy buena opción son las mesas tipo bench (como en la imagen), que facilitan la colaboración entre las personas.
Cuando el puesto de trabajo requiere mucha concentración durante toda la jornada, mejor optar por una mesa con paneles que nos aíslen del resto; por su parte, las mesas en L son perfectas para oficinas pequeñas puesto que nos permiten tener en superficie mucho espacio para nuestros documentos y capacidad de archivo en su parte inferior.
Las configuraciones en forma de trébol (por ejemplo, concatenadas con otras como en la imagen) nos permiten trabajar con fluidez con nuestros colaboradores más cercanos y a la vez interactuar con otros.
Oficinas de Roche Gis – Madrid. Mobiliario: Ofita.
En algunos espacios, la mejor solución respecto al mobiliario es que sea móvil y reconfigurable según uso y número de personas, como en las salas de formación.
A la hora de planificar la distribución de la oficina, selecciona mobiliario apropiado para que las personas se encuentren cómodas. Es, por ello, esencial tener en cuenta la ergonomía del puesto de trabajo. A la hora de comprar mobiliario, prioriza su comodidad, salud y seguridad, que no tiene por qué estar reñida con un diseño funcional y espectacular.
Por supuesto, no podemos dejar de mencionar el home office. La distribución de oficinas en casa es también importante, no sirve cualquier lugar. Además, es muy importante elegir el mobiliario adecuado, como detallamos en este otro post.
