El diseño de oficina es muy importante para cualquier empresa y/o profesional. Bien proyectado, se convertirá en una potente herramienta de gestión al servicio de las organizaciones.
En la era del talento y los trabajadores del conocimiento, el reto de diseñar un entorno de trabajo es mucho más que elegir un equipamiento moderno en línea con las tendencias del momento y su ubicación perfecta. El diseño de una oficina parte de una premisa esencial: colocar al ser humano en el centro del proyecto. ¿Cómo trabaja? ¿Cómo quiere trabajar? ¿Con quién se relaciona? ¿Qué le motiva?
Antes de abordar el diseño de una oficina…
Para abordar el diseño de la oficina, partimos del estudio detallado de una serie de parámetros que definirán la distribución y equipamiento del espacio. En primer lugar, la cultura corporativa y la estructura organizacional. ¿Cuál es el propósito de esa empresa? ¿Cuál es el estilo de liderazgo de su equipo directivo? ¿Es participativo, abierto y transparente, o por el contrario su estructura vertical no promueve una comunicación activa? Esto determinará la implantación de despachos individuales, por ejemplo.
Antes de plantear el diseño de oficinas, pregúntate también: ¿Cómo trabajan las personas en esa compañía? ¿En equipo? Y lo que es más importante: ¿Cómo se relacionan las personas? Aquí aparecen aspectos muy interesantes como la comunicación interdepartamental, por ejemplo, primordial para establecer las diferentes distribuciones de los puestos, recorridos y espacios.
Diseño de oficinas modernas para las nuevas formas de organización
El trabajo es hoy más colaborativo; se trabaja más en equipo, por proyectos, de forma remota, y con una mayor utilización de tecnologías de información y comunicación. El nuevo planteamiento que se realiza para los espacios de trabajo pasa (en términos generales) por la reducción de los espacios de trabajo personales y el incremento de zonas de comunicación e interacción, y altas dosis de flexibilidad.
Existe una amplia variedad en lo que se refiere a las formas de organización de las empresas:
- Simplificación de la estructura organizativa, reduciendo sus niveles jerárquicos y descentralizando la toma de decisiones. Las empresas de nueva creación, particularmente las del sector de las nuevas tecnologías, nacen ya con estructuras “líquidas”.
- Estructuras organizadas en torno a procesos o mercado objetivo y no a funciones.
- Mayor recurso al trabajo en equipos interdisciplinares, semi-autónomos, muchas veces constituidos en torno a proyectos.
- Protagonismo cada día mayor de las metodologías ágiles en ese trabajo en equipo.
- Mayor autonomía de las personas en términos de cómo, cuándo y dónde realizan el trabajo.
Cultura participativa y orientada a resultados
De forma más general, se está imponiendo un nuevo estilo de dirección y liderazgo más participativo, que confiere mayor autonomía a los individuos y equipos, que fomenta la innovación y la creatividad y el flujo y el intercambio de información a todos los niveles. Que promueve una mayor orientación al cliente (tanto interno como externo) y a los resultados. Con nuevos sistemas de evaluación y compensación que ponen cada vez más énfasis en el desempeño, tanto a nivel individual como de equipo, en el espíritu emprendedor, el conocimiento y las competencias del personal, más que en el nivel jerárquico o la antigüedad como en el modelo anterior.
Teletrabajo y otras prácticas laborales
Sin duda, la práctica de trabajo que más se está extendiendo es el teletrabajo. Pero hay más:
- El desarrollo de proyectos de mejora centrados en los procesos, desde mejoras puntuales hasta la transformación del negocio mediante, por ejemplo, su conversión al e-business.
- Un recurso creciente a la subcontratación/ externalización.
- Auge de las metodologías ágiles.
- La puesta en marcha de programas de mejora continua.
- Prácticas derivadas de la obligada transformación digital de la compañía: nuevas estructuras, procesos, incorporación de nuevos perfiles competenciales, nuevos estilos de liderazgo…
- La gestión del conocimiento o ”knowledge management”, y la creación de un nuevo puesto: el “Chief Knowledge Officer”.
- Impulso a las políticas de comunicación, interna y externa, y al employer branding.
Todos estos inputs -unidos al ADN de la compañía, es decir, los valores y enseñas que configuran la marca- determinarán el diseño de las oficinas modernas.
¿Cómo diseñar una oficina pequeña?
Estos requerimientos, en términos generales, son igualmente válidos para diseñar una oficina pequeña o despacho. Lo importante será saber quiénes van a ocuparla; cómo trabajan y se relacionan y cómo es la empresa y su marca.
Una vez que ya tenemos claro cómo vamos a plantear y distribuir el espacio para ayudarles a trabajar mejor, a la hora de diseñar una oficina pequeña debemos centrarnos en su equipamiento: sillas, mesas, sofás…
En este caso, será mucho más fácil personalizar el resultado final para sus usuarios. Así que aprovecha esa ventaja que os ayudará a trabajar en un ambiente más confortable.
¿Qué tipo de muebles realzará más la imagen de esta empresa? ¿De qué color y estética? Que sean siempre, ante todo, cómodos y ergonómicos.
Diseño de oficina: Coloca la mesa enfrente de la ventana porque la luz natural convertirá tu espacio con un diseño de oficina moderna y mucho más saludable. También te recomendamos que elijas colores que reflejen la luz para crear un espacio que parezca más grande, como el blanco, el crema o los amarillos. Y si quieres que su estilo sea más hogareño, coloca detalles en colores pastel, por ejemplo.
Las mamparas de cristal son unas magníficas aliadas para el diseño de oficinas pequeñas. Separan el espacio y permiten un buen aislamiento acústico pero al miso tiempo permiten el paso de la luz y que las personas permanezcan conectadas visualmente.
Para aprovechar el espacio de mejor forma posible también te aconsejamos aprovechar al máximo las paredes, optar por objetos pequeños, no sobrecargar la oficina y elegir los materiales más ligeros, como las patas de metal o las mesas de cristal, por ejemplo.
Diseño de interiores para oficinas – Lo que no puede faltar
Las oficinas ya no son aquellos lugares grises de antaño. Ahora se adaptan y reflejan un mundo cada día más conectado, flexible y sostenible. Por ello, no pueden faltar en un buen diseño de interiores para los espacios compartidos, también informales y casuales, y las plantas y otros elementos y texturas naturales.
Tampoco puede faltar en un buen diseño de interiores de oficinas la imagen corporativa de la compañía. Esto va mucho más allá de colocar un logo y el claim de la empresa en recepción. Utiliza diferentes elementos para reflejar cómo es la empresa. Lo saben muy bien las grandes compañías tecnológicas. Con sus toboganes, zonas de juego y espacios de innovación realmente están contando al mundo qué les hace diferentes. Mira el ejemplo de Affinity. Los empleados pueden llevar a sus mascotas a la oficina.
