La nueva realidad impuesta el Covid está teniendo ya su impacto en el diseño de las oficinas. Las empresas se ven obligadas a replantear sus espacios de trabajo para tratar de garantizar la máxima seguridad de sus usuarios. Pero este rediseño no es solo una cuestión de salud y seguridad. Está también relacionado con la necesidad de responder a las nuevas formas de trabajo que han venido de la mano de la pandemia. La tendencia es ir hacia oficinas flexibles e híbridas en cuanto a la convivencia de espacios individuales y grupales.
La tendencia es ir hacia oficinas flexibles e híbridas
Las empresas se están adaptando ya al nuevo cambio. Se están generando nuevos espacios y nuevos protocolos de protección y seguridad para que sus empleados puedan trabajar en entornos saludables y eficaces.
En el ebook “The post-COVID workplace” se analiza cómo serán los nuevos espacios de trabajo, y sintetiza su diseño en 4 pasos: redefinir, adaptar, adherir y comunicar.
Redefinir el espacio de trabajo de las oficinas post Covid
Es decir, redefinir el propósito de la oficina y sus diferentes espacios de trabajo. Antes de comenzar a abordar el cómo, determinar el por qué. Es fundamental definir las funciones que debe cumplir cada espacio de trabajo, dependiendo de las demandas del negocio y su fuerza laboral.
En última instancia, la mayor parte de esta definición se reduce a una pregunta: ¿a qué vienen los empleados a la oficina? Con varios matices que deben tenerse en cuenta, entre ellos: ¿Vienen únicamente para colaborar y socializar? ¿Trabajarán desde la oficina en los días designados? ¿Siguiendo un estricto protocolo de asistencia, o de forma más informal? ¿Cómo sabrán los empleados qué compañeros están en la oficina en un momento dado?
Las respuestas a estas preguntas nos ofrecerán una imagen de cómo debería ser el lugar de trabajo. Nos preguntaremos también si aumentará o disminuirá la demanda de salas de reuniones, o si será necesario compartir los puestos de trabajo o seguirán estando designados a empleados individuales. ¿Cuántas personas asistirán a la oficina en un momento dado? Abordamos ya estas cuestiones en un post anterior, en el que analizamos el menú de puestos de trabajo en una oficina post Covid.
Adaptar el espacio de trabajo
Con la oficina redefinida conceptualmente, ya podemos implementar diferentes medidas para remodelar los espacios pensando en garantizar la seguridad de la plantilla y en facilitar las nuevas dinámicas de trabajo, que ahora son más flexibles, ágiles y colaborativas.
Estas actuaciones pueden incluir, por ejemplo: acondicionar un nuevo sistema de ventilación; implantar una nueva distribución y/o configuración de los puestos de trabajo para mantener las distancias de seguridad adecuadas entre empleados; determinar recorridos seguros por la oficina; señalizar áreas; reforzar todas las pautas de limpieza y mantenimiento de las instalaciones o disponer de pantallas protectoras como las de Ofita.
Las pantallas de protección Ofita garantizan la separación entre usuarios sin perder la interacción y el contacto visual entre ellos. Delimitan el espacio y protegen a los trabajadores tanto lateral como frontalmente. Una solución estética, segura, de fácil limpieza y sencillo montaje. Evitan las transmisiones de patógenos protegiendo al usuario cuando la distancia entre las personas no supera los 2 metros, bien sea en su puesto de trabajo y/o en las áreas comunes.
Adherirse a las nuevas regulaciones
Se refieren a implementar planes y políticas de adhesión a las directrices y recomendaciones en materia de prevención y seguridad de cada país donde esté implantado el negocio.
Igualmente importante es la rápida implantación de planes Covid para identificar a las personas infectadas, rastrear sus contactos y realizar los cambios adecuados en los horarios y turnos de trabajo. Planes de contigencia que los departamentos de RRHH y PRL ya tienen muy bien perfilados en la mayoría de las empresas.
Comunicar
Según comenta el citado ebook, todo lo anterior suena muy bien desde la perspectiva como empleador, pero nada de esto funciona sin la aceptación de los empleados.
Lo que buscarán por encima de todo es la confianza. Quieren confiar en que se han tomado las medidas adecuadas para mantenerlos a salvo, y también esperan que se hayan tomado en cuenta sus inquietudes.
Solo siendo justos y transparentes en todo momento, e involucrando a las fuerzas de trabajo en el proceso de remodelación tanto como sea posible se puede ganar esa confianza.
En Ofita añadimos a estas reflexiones un 5º punto: el diseño de espacios que tengan en cuenta no solo la salud física de la plantilla sino también su bienestar emocional, especialmente ahora tras meses de reclusión obligada. En este sentido, cada día adquiere mayor protagonismo el diseño en la implantación de oficinas.
