Après la crise sanitaire actuelle, les espaces de travail ne seront plus pareils, car des mesures comme un plus grand contrôle de l’hygiène ou l’éloignement entre travailleurs vont changer la conception de nos bureaux.
Cette crise a été accompagnée par de nouvelles manières de travailler et de communiquer, comme le télétravail, qui va se prolonger, l’espace de travail doit s’y adapter, comme cela a été le cas pour la technologie.
Nous pouvons dire qu’il s’agit là des deux principales tendances dans la nouvelle conception des espaces de travail, sans oublier celles concernant la sécurité et l’hygiène
- Depuis des postes personnellement assignés à un « pool » d’espaces de travail.
- Une importance plus élevée des espaces collectifs.
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Depuis des postes personnellement assignés à des pool d’espaces de travail
L’augmentation de la flexibilité et le télétravail vont faire que de plus en plus de personnes passeront moins de temps à un poste de travail assigné, remettant souvent en question le ratio traditionnel 1 travailleur = 1 poste de travail. De fait, une récente étude d’Ofita, indique que 40% de l’espace de nos bureaux était déjà vide la majeure partie de la journée avant la crise du Covid19.
Les entreprises auront recours à des alternatives aux postes de travail personnellement assignés. Ces nouvelles solutions leur permettent une utilisation plus rationnelle de l’espace, qui est conçu et distribué en fonction de la présence réelle des travailleurs et non pas de leur nombre absolu.
La tendance s’oriente vers des systèmes où les employés ont accès à un nombre varié d’espaces de travail (un pool d’espaces de travail qui ne sont personnellement assignés à aucune personne mais qui correspondent à tous les membres de l’organisation ou de tout un département). Dans cette configuration, les employés n’ont donc pas un poste au bureau, mais on leur en assigne un quand ils y vont. La sélection de la zone de travail est effectuée en fonction du besoin d’un moment déterminé et de la disponibilité d’espaces.
Ainsi, une partie des économies obtenues par la diminution des postes de travail assignés personnellement est de plus en plus réinvestie dans une augmentation de zones de loisir et de relaxation et d’espaces alternatifs de travail et de communication. Chaque zone est pensée pour un type ou une dynamique de travail concrets (travail concentré, travail en équipe, communication informelle, confidentialité, etc).
C’est le système de non territorialité : il n’existe pas d’espaces personnellement assignés, ceux-ci sont remplacés par une offre élaborée de différents postes de travail qui permet de mieux adapter les espaces à nos processus et à nos dynamiques de travail. De ce faite, nous créons des espaces plus variés et plus motivant pour les personnes afin d’absorber des croissances inattendues de personnel sans avoir à changer immédiatement de bureaux.
L’espace est conçu en fonction des besoins des travailleurs et non pas de leur statut. Les personnes peuvent ainsi choisir l’espace de travail le plus adapté à leurs besoins du moment et elles acceptent donc plus facilement le fait de se détacher de leur poste de travail assigné.
Le système de non territorialité (« non-territorial offices »), dans lequel tout est à tous, permet une économie considérable d’espace, confère à l’organisation plus de flexibilité et de rapidité d’adaptation et de croissance (« breathing organisation ») et aide la mobilité des travailleurs, leurs formes de travail et leur satisfaction.
Le « menu » de postes de travail
Le « menu » de postes de travail (PT) que présentent les bureaux non territoriaux dépendra des dynamiques de chaque organisation et il peut inclure, outre le Poste de Travail Individuel :
– PT concentré
Il s’agit de postes de travail permettant de réaliser des travaux exigeant de la concentration individuelle, de la communication en groupe, ainsi qu’une surface de travail individuelle propre.
– PT variable
Il s’agit de postes de travail installés sous forme de table continue, ayant une capacité variable en fonction de la densité de personnes et des besoins d’espace.
Il permet l’absorption de pics de travail (périodes de plus grande activité), grâce au fait que la densité de ce type de postes est variable.
– « Plug & Work »
Postes de travail de taille réduite, distribués dans différentes zones de bureaux et appropriés pour la réalisation rapide d’un travail n’exigeant pas une concentration élevée.
Ils peuvent se trouver dans les zones de passage, dans les entrées ou dans les cafétérias des entreprises, par exemple. Ils sont souvent pensés pour que leurs utilisateurs travaillent debout ou assis sur un tabouret comme dans un bar.
– Silent Room
Il s’agit de petites cabines fermées, conçues pour le travail individuel concentré ou pour effectuer des appels confidentiels sans la gêne des espaces ouverts. Ils ne sont pas assignés personnellement, et leur utilisation devrait être réduite à certaines heures par jour.
– Salle d’équipe
Petites salles pour le travail individuel ou en groupes de 2-4 personnes, qui permettent l’isolement acoustique, le travail concentré et la réalisation de réunions confidentielles et/ou avec des personnes externes.
Elles peuvent également être occupées pendant une durée variable au cours des phases critiques de projets (entre plusieurs jours et plusieurs semaines). À la fin de ces phases, la salle est à nouveau disponible pour les autres membres de l’unité.
– Salle de réunion
Zones délimitées de réunion pour un nombre de personnes dédiées et pensées pour des réunions de travail et de présentations avec des personnes externes.
– Zone à valeur ajoutée/communication informelle
Zone commune de relaxation et de repos intégrées dans l’espace de bureaux, qui est à la disposition de tous les employés et éventuellement des personnes externes. il s’agit de zones ressemblant à un club, une cafétéria, une salle de relaxation ou une table de billard, par exemple.
Elles sont pensées pour la communication informelle entre employés de l’entreprise ou avec des personnes externes, pour la relaxation et le repos pendant et après la journée de travail, ou comme zone de travail alternative pour les employés.
Comment ces espaces sont-ils gérés ?
Il existe un vaste éventail de possibilités, et les principales différences sont : si les espaces non assignés sont totalement libres et sont utilisés selon une logique de « first-come, first-served », « premier arrivé, premier servi », (espaces « free address ») ou avec l’implantation d’un système de réservations (« hoteling »). Ils peuvent également dépendre de la durée de séjour autorisées pour chaque type d’espace (zones de « touchdown » ou séjour réduit dans le bureau, dans les salles de projet qui sont réservées pour la durée de celui-ci, etc.).
Le fait que les espaces sont à tous exige en outre d’établir des règles de travail spécifiquement conçues pour fonctionner dans cet environnement flexible, et d’élaborer des directives sur l’utilisation de chaque espace.
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Une plus grande importance des espaces collectifs
Grâce aux nouvelles technologies, la fonction des bureaux va changer (elle allait déjà dans ce sens avant le Covid19) : de plus en plus de personnes n’ont pas besoin de se rendre au bureau pour effectuer leur travail, étant donné qu’elles le font là où c’est le plus opportun, en particulier depuis chez elles.
Le rôle des bureaux reste cependant significatif de par leur fonction de centre de communication et d’interaction entre personnes. Ainsi, selon une étude du MIT (Massachusetts Institute of Technology), 80% de toutes les innovations dérivent de la communication interpersonnelle.
Ceci a des répercussions claires sur les espaces de bureau, qui doivent s’adapter de plus en plus à ces nouvelles demandes.
Nous pouvons distinguer deux types de zones communes : les espaces de travail en groupe et les zones de communications informelles. Ces espaces représentent la signification des nouvelles formes de travail : espaces d’interaction, échange informel de connaissance, loisir au travail, et frontières fluides entre vie privée et vie professionnelle.
Les espaces communs seront prioritairement flexibles et adaptables, afin de pouvoir varier en fonction des besoins de chaque moment.
