Conserver les documents d’une entreprise bien ordonnés facile d’accès est essentiel afin de fonctionner correctement et efficacement. Conscient de ce défi, OFITA dispose d’un large choix de mobilier de bureau pour archiver et garder des dossiers.
Si une entreprise génère un volume assez important de documents papier, le stockage est essentiel et il faut le prévoir lors de la conception des espaces de bureau. Le stockage est important parce qu’en fin de compte, nous gagnons du temps, de l’argent et nous nous économisons des maux de tête au moment de classer ces documents afin de les localiser facilement en cas de besoin.
Critères
La première étape pour maintenir l’ordre dans nos archives sera d’établir des critères d’organisation et de classification des documents qui doit être conservés : contrats de travail, contrats des clients, factures, fiches de paie ou tout autre document administratif.
Distribution
Une fois les critères déterminés, il faudra faire la répartition selon les différents départements qui peuvent avoir besoin de ranger les documents. Par exemple, les contrats de travail ou les documents relatifs aux salariés doivent être dans un espace situé près des ressources humaines puisque ce sont eux qui vont créer et utiliser ces documents.
Tipo de mobiliario
Une fois définis le type de documents à conserver et l’endroit où les garder, nous devons définir quel type de mobilier est nécessaire. S’il s’agit de documents peu sensibles, ils peuvent être entreposés sur des étagères ouvertes ou des meubles avec des portes sans serrure. Dans le cas de documents sensibles, il sera préférable de choisir des modèles avec serrure.
Si vous choisissez des armoires avec portes ou tiroirs, vous pouvez sélectionner des modèles polyvalents tels que le système d’archives modulable Chess, offrant une grande variété de possibilités de combinaison avec des portes ou des tiroirs et plusieurs types de finitions. Une autre collection idéale pour les dossiers d’archivage et optimale pour être placée sous la table est le Bloc Universal : il a un tiroir prévu pour des dossiers suspendus et un verrou qui permet une plus grande sécurité des documents les plus sensibles.
Si les solutions que nous vous avons présentées sont trop petites pour votre entreprise, nous avons Ofita-Block, la meilleure option pour optimiser l’espace de nos archives d’entreprise. Grâce à Ofita-Block vous pouvez optimiser jusqu’à 100% de la capacité de stockage traditionnel.
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