Comment organiser votre bureau pour en tirer le meilleur parti en espace et les meilleures performances? Nous vous racontons,
L’un des problèmes auxquels nous sommes confrontés dans notre travail quotidien est le manque d’ordre: le matériel empilé ou dans des endroits inappropriés; Papiers et dossiers non contrôlés dans les bureaux ou effets personnels occupant toutes les surfaces de travail. Ce sont des exemples courants d’un manque d’ordre qui génère des coûts importants dans toute organisation.
Avez-vous remarqué qu’avoir un espace désordonné avec beaucoup de choses et de documents vous conduit à avoir un esprit tout aussi désordonné? Si nous apprenons à organiser notre bureau, nous obtiendrons de nombreux avantages envers la productivité et la santé mentale.
De plus, c’est une norme de base de la coexistence lorsque nous travaillons dans des espaces partagés.
Comment organiser votre bureau avec la méthode des 5 S
De nombreuses organisations, dont Ofita, ont implémenté dans leurs processus la méthodologie 5s, développée par la société japonaise Toyota dans les années 1960. Cela signifie essentiellement appliquer la propreté et l’ordre au quotidien. Il doit être compris non seulement comme une méthode de travail, mais comme une philosophie imprimée dans votre culture d’entreprise.
Cette méthodologie se résume en 5 mots commençant par S:
- Seiri : Classez. Faites la différence entre ce qui est nécessaire à conserver et ce qui n’est pas nécessaire et devrait se jeter.
- Seiton : Ordre. Organisez les choses nécessaires de manière logique, afin qu’il soit plus facile de les trouver.
- Seiso : Nettoyage. Gardez la zone de travail propre et ayez les choses propres et en ordre.
- Seiketsu : Standardiser, c’est-à-dire conserver les 3 premiers.
- Shitsuke : Habit, c’est la discipline de maintenir des procédures correctes.
Comment organiser votre bureau de travail avec le mobilier qui convient
Un bureau de travail organisé se caractérise par un dossier ordonné où vous pouvez facilement trouver toutes sortes de documents. Cependant, ce n’est pas l’état naturel d’un bureau. Généralement, des montagnes de papier poussent sur les tables, et donc la recherche d’un document nécessaire peut prendre jusqu’à des heures.
Le bureau sans papier – où de plus en plus d’organisations se rendent chaque jour – est une solution à l’accumulation de documents, économisant de l’espace et du temps et améliorant les processus. Mais ce qui est clair, c’est que la disparition totale du papier est encore loin, et que nous avons également besoin de différents éléments et outils dans notre travail quotidien. Comment alors organiser votre bureau?
Garder les documents d’une entreprise bien organisés pour une localisation et un accès faciles est essentiel pour pouvoir fonctionner correctement et efficacement.
Si notre entreprise génère un volume plus ou moins important de documents sur support physique, il est indispensable de planifier leur stockage à partir de l’approche même de la conception des bureaux.
La première étape pour maintenir l’ordre dans votre bureau de travail sera d’établir un critère d’organisation et de classification des documents qui sont générés dans l’entreprise et qui doivent être conservés.
Les meilleures solutions d’archivage
Une fois que le système de classement des documents a été choisi et les emplacements qu’ils devraient avoir, il est nécessaire de définir quel type de mobilier est adéquat pour les sauvegarder.
Conscients de ce défi, chez OFITA nous disposons d’un large choix de mobilier de bureau pour l’archivage et la conservation des documents. Ils vous aideront à savoir comment organiser un bureau.
En fonction de sa capacité et de sa fréquence d’accès, nous pouvons mettre en place 4 types de fichiers qui vous donneront des indices sur la façon d’organiser votre bureau: Dossier de poste, Départemental, Casiers et Dossier d’entreprise.
Le fichier de publication est celui situé sur la table de travail elle-même. Il est réservé aux documents que nous utilisons le plus fréquemment, à ceux que nous manipulons à l’époque, et à la conservation de nos effets personnels. Les caissons Ofita comprennent différents accessoires pour maintenir la table en parfait état, tels que des bacs à crayons ou des tiroirs classeurs avec support pour dossiers suspendus.
Si votre table ne possède pas de caisson à tiroirs fixe, vous pouvez toujours opter pour des modèles de caisson à roulettes très utiles, comme ce trolley Ofita, également idéal pour le bureau à domicile grâce à son design.
Comment organiser un bureau non territorial, c’est-à-dire lorsque les postes ne sont attribués à personne? Dans ce cas, des casiers sont utilisés, généralement situés à l’entrée du bureau. Comme le modèle Lock Lock Ofita.
Le dossier départemental, quant à lui, est réservé aux documents accessibles à l’ensemble de l’équipe ou du service et qui ne sont plus utilisés au quotidien, bien qu’ils puissent être consultés sporadiquement.
Si les documents ne sont pas très sensibles, ils peuvent se poser sur des étagères ouvertes ou sur des meubles avec des portes sans serrure, au cas où nous préférerions qu’ils soient cachés à la vue pour donner une sensation d’ordre et de propreté à l’espace de travail. Dans le cas des fichiers plus sensibles, il sera préférable de choisir des modèles fermés et verrouillables
Dans le cas du choix d’armoires avec portes ou tiroirs, nous pouvons sélectionner des modèles polyvalents tels que le système de classement modulaire Chess , qui offre une grande variété de possibilités de combinaison avec portes ou tiroirs et différentes finitions. aux documents les plus sensibles.
Et finallement, d’entreprise. Il est réservé au dépôt de documents devant être conservés longtemps, mais rarement consultés. Pour cette raison, ils se trouvent généralement dans des espaces éloignés de la vie quotidienne du bureau.
D’autre part, les librairies ou les étagères nous aideront à garder les tables à l’écart des magazines et autres publications.
Comment organiser un petit bureau
L’espace devient de plus en plus rare, à la maison comme au travail, surtout si le bureau est petit. Par conséquent, nous devons essayer d’en tirer le meilleur parti des metres disponibles et de bonnes performances.
Comment organiser un petit bureau? La règle principale est de n’avoir que l’essentiel, «moins c’est plus», et surtout lorsqu’il s’agit d’un petit espace. Ayez tout à sa place et bien organisé et accomplissez votre tâche de nettoyer une fois par semaine.
Nous devons éviter la sensation d’un espace restreint et encombré. Pour cela, il est important de dégager au maximum les murs, d’utiliser des meubles en fonction des dimensions de l’espace, avec des structures légères, et d’opter pour des couleurs qui donnent une sensation d’espace et de bien-être. La meilleure option est de choisir des couleurs claires et très lumineuses qui vous aident à avoir une plus grande sensation d’espace.
Attribuez aux fenêtres et à la lumière naturelle la plus grande importance possible. Placez la table sous une fenêtre est toujours une bonne idée. Ne posez pas de rideaux lourds et optez pour le plus clairs et les plus transparents
Pour les archives, une excellente option est le trolley dont nous avons parlé auparavant, en raison de sa légèreté visuelle et de sa fonctionnalité, et de s’appuyer sur une étagère pour la garde de la documentation.
