« Aujourd’hui, les bureaux sont une évolution des postes de travail et de l’image corporative »
Entrevue avec Francisco Lorenzo González, Directeur du département de Travaux et d’Entretien de la société d’avocats Cuatrecasas
Leaders en Espagne et au Portugal et présents dans les principaux pays européens et centres financiers du monde entier, Cuatrecasas est une société d’avocats qui jouit de prestige international. Elle dispose de plus de 27 bureaux installés dans 12 pays et d’une équipe de presque 1000 avocats hautement spécialisés dans tous les secteurs de droit des entreprises, outre leur expérience dans différentes juridictions. En 2016, leur CA total bruts estimé a été de 270 millions d’euros, ce qui est en ligne avec la croissance soutenue qu’ils ont éprouvée au cours des six dernières années.
Nous avons parlé avec Francisco Lorenzo González, directeur du département de Travaux et d’Entretien de Cuatrecasas, au sujet des dernières restructurations qu’ils ont effectuées dans leurs bureaux de Madrid, Barcelone et du Mexique. Pour cette organisation, commente le dirigeant, la conception a une importance vitale, étant donné qu’elle reflète une partie de sa propre identité. Dans cette ligne, il indique que l’occasion proposée par Ofita de personnaliser le mobilier a été très importante, et il en parle dans cet entretien.
– Quelle importance a la conception des bureaux pour Cuatrecasas ?
Pour notre société, la conception a beaucoup d’importance, étant donné qu’elle est l’image de la société face à l’extérieur et le lieu où notre collaborateur développe son travail. Dans un nouveau projet, nous analysons toujours tous les aspects dans lesquels la conception est présente (bâtiment, zones communes et de clients, espaces de travail). Nous cherchons une conception non seulement esthétique mais aussi pratique. Nous sommes convaincus que l’espace de travail est un levier pour le changement culturel interne dans notre société. Dans ce sens, les nouvelles technologies et les générations plus jeunes exigent un changement, que nous essayons d’apporter à travers la conception de nos bureaux.
– Lors de la conception, quels facteurs favorisez-vous ?
Quand nous concevons un bureau, nous tenons compte de nombreux facteurs : d’une part, la représentativité que supposent les bureaux envers l’extérieur. D’autre part, nous aider à promouvoir le changement culturel. Dans ce contexte, la société a parié très fort sur la technologie, qui affecte directement la conception des espaces. Grâce à elle, nous pouvons aujourd’hui nous passer, entre autres, des nombreuses armoires que nous avions auparavant, obtenant ainsi des ambiances plus légères et plus transparentes, et nous pouvons implanter des politiques paperless ou de tables propres. Les avancées technologiques nous ont permis d’avoir des postes de travail plus légers et plus flexibles. Nous pouvons travailler sur un poste, puis sur un autre, voire hors du bureau.
Quand nous concevons, nous pensons également à l’efficience énergétique. Nous pensons à implanter des équipements efficaces comme l’illumination Led, les contrôleurs d’intensité luminique, les allumages automatiques dans des zones communes, les équipements de climatisation à faible consommation, les panneaux photovoltaïques et thermiques-solaires, les aérateurs dans les robinets. Nous établissons également des politiques d’efficience comme des coupures horaires de climatisation et d’illumination, des températures maximales et minimales, etc., le tout pour parvenir à ce que le bâtiment soit beaucoup plus efficace. Nous cherchons également à ce que les immeubles où nous nous situons disposent d’une qualification de durabilité. Dans le cas de Madrid et de Barcelone, nous avons le Certificat Leed Or ; et dans celui du Mexique, la Certification Leed Platine. Nous apportons beaucoup d’importance à tous ces facteurs dans leur ensemble. Nous ne nous centrons pas sur un seul.
– Comment définiriez-vous en général les bureaux actuels ?
Aussi bien l’espace de travail que notre image corporative ont évolué avec le temps. C’est quand cette évolution sera plus évidente que nous déménagerons. Les deux derniers mouvements importants que nous avons effectués dans la société ont concerné le bureau de Madrid en 2012 et celui de Barcelone en 2016.
À Madrid, en mai 2012, nous nous sommes installés à la rue Almagro 9, un bâtiment de 14.000 m2 au sol. Nous y avons effectué une évolution significative par rapport au modèle que nous avions implanté jusqu’alors : nous sommes passés d’un bureau très classique à un modèle plus moderne. L’une des principales étapes a consisté à séparer les espaces publics des espaces de travail. Les espaces publics ont été conservés avec des revêtements et des finitions nobles. Les espaces de travail ont été allégés, les rendant plus pratiques et plus informels. Les bureaux ont été conçus avec les fronts et les côtés vitrés pour leur apporter de la transparence ; nous avons développé davantage de zones communes ; et nous avons installé des facility corners et des salles de réunions internes.
À Barcelone en décembre 2016, nous avons déménagé à avenida Diagonal 191, un bâtiment de 19.000 m2 au sol. Dans ce projet nous avons développé le modèle implanté jusqu’à présent dans le bureau. Nous avons conçu des espaces de collaboration, nous avons réduit le nombre de bureaux, nous avons incorporé davantage d’espaces vitrés et nous avons implanté ce que l’on peut appeler un « open space visuel ». Nous avons également créé de nouveaux espaces comme les think tanks, les gravity points, les facility corners, les salles de collaboration, les salles de projets et une série de zones communes pour les collaborateurs. Par exemple un restaurant, un gymnase, un service médical, un kinésithérapeute et un service point, entre autres. Nous avons également mis en oeuvre beaucoup plus de technologie.
– En parlant des open space : Est-ce la zone la plus compliquée ? Nous associons la loi à des ambiances fermées.
Dans les sociétés d’avocats, un débat important correspond à la décision de faire des espaces ouverts ou non. Il faut distinguer entre les sociétés qui développent une activité créative et celles qui développent des activités de concentration et de confidentialité, comme c’est le cas pour notre secteur. Dans ce sens, pour un bureau d’avocats, il est très difficile de se passer du bureau. Réviser des documents dans des ambiances ouvertes est compliqué et source d’erreurs. Dans nos deux grands projets, nous avons débattu ce point et nous avons décidé de conserver les bureaux, mais en changeant leur configuration et leur utilisation. Maintenant, ils sont plus transparents, avec des dimensions uniformes et une utilisation plus polyvalente. À l’heure actuelle, le bureau n’est plus utilisé par une seule personne, mais il peut être utilisé par un autre collaborateur quand il est vide. Dans cette nouvelle conception, le bureau est plus utile et plus flexible.
– Ofita a personnalisé le mobilier de vos sièges sociaux. Quelle valeur avez-cous donné à la personnalisation ?
Pour nous, il a été très important qu’Ofita nous donne l’occasion de personnaliser le mobilier de nos bureaux. Cela nous a permis d’adapter la conception du mobilier à la conception de l’environnement et à celle du bâtiment lui-même. Cela nous a également permis de profiter correctement des espaces, grâce à l’adaptation du mobilier aux dimensions existant dans le bâtiment. D’autre part, cela nous a également permis une grande flexibilité, surtout pour le futur, étant donné qu’avec peu d’éléments nous pouvons effectuer un grand nombre de combinaisons de postes de travail. Cette flexibilité nous permet d’apporter des changements en peu de temps et avec un coût réduit.
– Quelle sera d’après vous l’évolution suivante dans le workplace ?
Les postes de travail tendront à être plus ouverts, plus flexibles et destinés à la collaboration. Les bureaux disparaissent de nombreuses sociétés, donnant lieu à des espaces de travail partagé et des espaces communs. Il n’est plus surprenant de voir des postes de directeurs intégrés dans les mêmes postes de travail que le reste de leur équipe. L’évolution sera différente selon dans le secteur de chaque société ; ainsi, dans les secteurs qui effectuent un travail créatif, ce changement sera plus important. Dans les entreprises où on effectue des travaux de concentration ou de confidentialité, ce changement ne sera pas aussi radical. Les nouvelles technologies, avec les nouvelles générations de collaborateurs qui accèdent au marché du travail, exigent des espaces de travail différents. Les conceptions des espaces de travail doivent s’adapter à ces nouveaux besoins en facilitant le bon développement du travail des collaborateurs pour parvenir à être un facteur de rétention du talent.
– Quels sont vos futurs plans d’expansion ?
Cuatrecasas est une société globale qui essaie d’accompagner le client où qu’il soit. Nous parions très fort sur l’Amérique latine. De fait, l’an dernier nous avons ouvert un bureau propre au Mexique, avec 650 m2 et 35 postes de travail.
