Le monde VUCA et ses nouveaux travailleurs requièrent de nombreux changements dans la conception de bureaux ; pour les synthétiser, nous pouvons dire qu’il existe trois tendances principales dans la conception des espaces de travail :
- Une plus grande importance des espaces collectifs.
- Évolution de postes personnellement assignés vers un large éventail d’espaces partagés.
- Humanisation et rapprochement vers le cadre de la maison, dans la conception de l’espace et dans son équipement.
Quant au mobilier utilisé, on remarque cinq tendances : flexibilité, personnalisation, mobilité, confort et adaptabilité, permettant de transformer les postes de travail de manière simple et au coût le plus réduit possible.
- Une plus grande importance des espaces collectifs
Les nouvelles technologies et les différentes formes d’organisation des entreprises font changer la fonction des bureaux : de moins en moins de personnes ont besoin quotidiennement du bureau pour effectuer leur travail, et elles le réalisent depuis d’autres endroits.
Le rôle du bureau reste cependant significatif par sa fonction de centre de communication et d’interaction entre les personnes. Une étude du MIT (Massachusetts Institute of Technology) indique que 80% de toutes les innovations dérivent de la communication interpersonnelle.
Les répercussions sont claires sur les espaces de bureau, qui doivent s’adapter de plus en plus à ces nouvelles demandes. La récente étude d’Ofita « More than One » , indique que 60% de notre journée de travail se passe en réunion ou en collaboration avec d’autres, et que 40% des postes opérationnels sont vides à toute heure du jour, étant donné le travail à distance, la flexibilité de travail et l’essor du travail collaboratif. Les entreprises gaspillent donc 40% de coûts immobiliers dont elles n’ont pas besoin, face à la saturation des espaces de réunion ou de collaboration.
Nous pouvons distinguer deux types de zones communes : les espaces de travail en groupe et les zones de communication informelle. Malgré les différences souvent étroites entre ces typologies et l’utilisation polyvalente de certains espaces, il existe cependant quelques différences entre elles :
- Espaces de travail en groupe
La pratique, de plus en plus élevée, du travail en groupes interdisciplinaires ou en équipes « ad hoc » (équipes constituées de manière temporaire pour réaliser un projet ou résoudre un problème concret), augmente les nécessités de ce type d’espaces.
Les espaces de travail en groupe doivent prioritairement être flexibles et adaptables, afin de pouvoir varier suivant les besoins de chaque moment (des réunions courtes et sporadiques, incluant de nombreuses personnes, alternent avec des périodes de travail plus prolongées en petits groupes pendant les phases intenses des projets).
Selon l’étude « More than One » d’Ofita, les principales modalités de réunion sont :
- Convention
- Assemblée
- Formation
- Équipe
- Rencontres Express
- Brainstorming
- Petit Comité
- Visite
- Espaces de communication informelle
Les espaces de communication informelle représentent la signification des formes de travail du monde VUCA : espaces d’interaction, d’échange informel de connaissances, de loisir au travail, et frontières fluides entre la vie privée et la vie professionnelle. Il s’agit sans aucun doute des espaces qui ont éprouvé dernièrement un plus grand essor au bureau.
Jusqu’à présent, ces zones ne faisaient habituellement pas partie de ce que nous comprenions comme bureau : zones de type club similaires aux salles Vip des aéroports, cafétérias ou cyber-cafés, pour pouvoir alterner le travail et le repos, ou espaces plus ludiques comme les billards, les tables de ping-pong, les bowlings, les cinémas, les gymnases avec saunas, les salles de massages, les espaces de repos, etc.
Elles sont destinées à favoriser la communication entre employés et augmenter leur qualité de vie au travail. En outre, la conception et l’ambiance de ces espaces représente souvent, de manière palpable, la culture et les valeurs d’une entreprise.
- Depuis des postes personnellement assignés à un large éventail d’espaces partagés
Comme nous l’avons commenté précédemment, plus de flexibilité et de mobilité, ainsi que l’augmentation du travail en équipe, nous font passer de moins en moins de temps sur un poste de travail concret (dans le bureau ou non), et remettent en question le ratio traditionnel 1 travailleur = 1 poste de travail. Il ne sert à rien d’avoir 2000 m2 en bureaux personnellement assignés si leurs occupants passent 3/4 du temps hors du bureau ou dans des salles de réunion.
Les entreprises ont donc recours à des alternatives aux postes de travail personnellement assignés. Ces nouvelles solutions leur permettent une utilisation plus rationnelle de l’espace, qui est conçu et distribué en fonction de la présence réelle des travailleurs et non de leur nombre absolu.
Jusqu’à il y a quelques années, le desk-sharing (1 poste de travail partagé par plusieurs personnes qui travaillent à des moments différents) était l’une des alternatives les plus étendues. C’est, par exemple, le système généralement utilisé dans les call centers.
La tendance s’oriente cependant vers des systèmes dans lesquels non seulement on partage un poste de travail individuel comme dans le desk-sharing, mais où on a également accès à un menu varié d’espaces de travail (un pool d’espaces de travail qui ne sont assignés personnellement à aucune personne mais qui le sont à tous les membres de l’organisation ou de tout un département).
Une partie des économies obtenues par l’élimination des postes de travail assignés personnellement est donc réinvestie de plus en plus fréquemment dans une augmentation des zones de loisir et de relaxation, d’espaces alternatifs de travail et de communication, chacun étant pensé pour un type concret de travail ou de dynamique de travail (travail concentré, travail en équipe, communication informelle, confidentialité, etc.).
Il s’agit du système de non territorialité. L’espace est conçu en fonction des besoins des travailleurs et non pas de leur statut. Ce système (non-territorial offices), dans lequel tout est à tous, permet une économie d’espace considérable, confère à l’organisation plus de flexibilité et de rapidité d’adaptation et de croissance (breathing organisation) et aide à la mobilité des travailleurs, leurs modes de travail et leur satisfaction.
Malgré tout, nous avons tous besoin d’utiliser dans notre travail des objets d’utilisation personnelle et exclusive : documents, agendas, stylos, etc., qui doivent être rangés dans un endroit propre et privé. Pour couvrir ce besoin, chaque personne dispose d’un casier ou d’un bloc personnel, à roulettes, que l’on « gare » par exemple en formant des batteries dans des lieux destinés à cet effet.
Le « menu » de postes de travail (PT) que présentent les bureaux non territoriaux dépendra des dynamiques de chaque organisation, et peut inclure, entre autres :
- Salles de réunion (avec les différents types déjà cités).
- PT concentré
- PT variable
Il s’agit de postes de travail organisés sous forme de table longue, et ayant une capacité variable en fonction de la densité des personnes et des besoins d’espace.
- « Plug & Work »
Postes de travail de taille réduite, distribués dans différentes zones du bureau et adaptés à la réalisation rapide d’un travail qui n’exige pas une concentration élevée.
Ils peuvent se trouver dans les zones de passage, par exemple dans les entrées ou dans les cafétérias des entreprises.
Ils sont souvent pensés pour permettre à leurs utilisateurs de travailler debout ou assis sur un tabouret, comme dans un bar.
- « Silent Room »
Il s’agit de petites cabines fermées, conçues pour le travail individuel concentré ou pour effectuer des appels confidentiels sans les gênes des espaces ouverts.
- Zone de valeur ajoutée/communication informelle
Zone commune de relax et de repos intégrée dans l’espace du bureau, qui est à la disposition de tous les employés et, éventuellement, à la disposition des externes.
- Humanisation et rapprochement au cadre de la maison, dans la conception et dans l’équipement de l’espace.
En définitive, nous redéfinissons radicalement le concept de travail, de l’employé et du bureau. Nous devons assimiler que tout ce qui nous entoure évolue de plus en plus vite, et ce que seuls ceux qui changent à la même vitesse que le reste de leur environnement pourront conserver leur compétitivité.
Ainsi, le succès se base fondamentalement, de nos jours, sur notre capacité à nous réinventer continuellement, et à le mettre en pratique.
Sommes-nous préparés ?
