Les journées Oficinas Rethink, qui ont eu lieu dans nos showroom de Madrid et de Barcelone, ont été la scène choisie par Ofita pour présenter sa dernière étude sur les espaces de travail. Best way to work est une analyse sur la manière de générer des environnements et des espaces de travail qui améliorent la productivité et la satisfaction des employés ainsi qu’un guide pour l’utilisation correcte de chaque espace de travail.
Comme l’a expliqué Martín López, directeur commercial d’Ofita, lors de la présentation de l’étude à Barcelone, les entreprises cessent d’être des organisations rigides pour se transformer en réseaux flexibles et agiles afin de tirer le meilleur de leurs employés et de répondre à leurs nouvelles demandes. « La différence réside dans le fait que la révolution en cours a représenté en une seule décennie autant de changements que le changement industriel tout au long d’un siècle ».
Présentation de « Best way to work » dans Oficinas Rethink Barcelone
D’après lui, « la transformation est incontrôlable et transversale à toute l’entreprise. Rien n’y échappe, et encore moins l’espace de travail » parce que, ajoute-t-il, « les nouvelles pratiques de gestion et les nouvelles manières vont de pair avec les nouveaux environnements de travail ».
En ce sens, rappelle le directeur commercial d’Ofita, les bureaux disposent aujourd’hui de typologies d’espaces impensables il y a à peine quelques années. « Nous pouvons dire que ces espaces sont définis par des activités et des façons d’entrer en contact avec les autres, et un même bureau peut être utilisé par diverses personnes à différents moments et avec différents buts ».
Utilise-t-on correctement les nouveaux espaces de travail ?
La question est : utilise-t-on correctement ces espaces ? Les utilisateurs savent-ils comment les utiliser ? Et par conséquent, le bureau est-il réellement optimisé ? « Best way to work » essaie d’apporter des réponses à ces questions, et pour cela il analyse sept espaces de travail d’un « bureau optimal »: réception, postes de travail, zones de concentration, zones de collaboration, zones de déconnexion et de loisir, zones d’apprentissage et zones de socialisation, comme l’explique ce post.
L’étude commence par rappeler que l’environnement de travail peut influencer jusqu’à 30% la satisfaction d’un travailleur, « et de fait 70% des problèmes de productivité dans une entreprise concernent l’environnement de travail », selon le Rapport Gensler.
Bureau traditionnel vs open space
Encore aujourd’hui, beaucoup de bureaux continuent à disposer d’un système traditionnel de distribution d’espaces, qui favorise l’individualisation du poste de travail, ce qui se traduit par le manque important de socialisation et de collaboration.
D’un autre côté, beaucoup d’entreprises, suivant la tendance de l’open space, ont abusé de l’élimination de barrières, avec des espaces qui ne facilitent pas la concentration et la génération d’actions de collaboration. La solution passe donc par un modèle hybride.
En outre, les nouveaux espaces de travail doivent être alignés avec les nouvelles politiques corporatives du bien-être, orientées sur le captage et la retenue des talents. « Les entreprises investissent dans leur espace pour améliorer l’environnement de travail et augmenter la satisfaction de leurs salariés », indique Martín López, d’Ofita.
Sans oublier la forte demande des nouvelles générations, des bureaux durables : gestion intégrale de l’énergie et de l’environnement, politiques de réduction du CO2 ou mesure de l’empreinte carbone, politiques de recyclage, paperless…
Nouveaux espaces pour les travailleurs nomades
Le directeur commercial d’Ofita souligne que le bureau ne peut pas répondre à la nouvelle force de travail avec des idées traditionnelles de conception de l’espace. « Il doit réunir, entre autres, les attributs suivants : flexibilité, technologie et coworking/espaces de collaboration sont les trois prémisses de départ dans les nouveaux bureaux ».
Les nomades numériques vont au bureau pour collaborer et partager en équipe. Il est donc important d’augmenter la surface des espaces informels, de valeur ajoutée et de collaboration.
Une bonne approche pour la conception des bureaux avec des nomades numériques est la non territorialité. Les postes sont partagés puisqu’ils ne sont pas assignés à une personne concrète. Contribue à ce phénomène l’utilisation de chaises avec des systèmes automatiques qui permettent de s’adapter à chaque personne de manière semi automatique, comme la chaise Hara.
Pour satisfaire la flexibilité dont a besoin le bureau de « passage » pour beaucoup de travailleurs, il faut également des espaces polyvalents, faciles à reconfigurer pour différentes utilisations et différents nombres d’utilisateurs.
Il est clair, indique-t-il, que les nomades numériques sont des travailleurs habitués à travailler hors du bureau. « Or, nous éprouvons tous la nécessité de base de sentir que nous faisons partie d’une communauté et de partager avec d’autres. Les entreprises doivent donc offrir à ces nouveaux professionnels des espaces leur permettant temporairement de se sentir « chez eux ».
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Un bureau optimal doit également disposer de nos jours de zones de concentration individuelle, d’espaces conçus pour travailler ponctuellement isolés du bruit des bureaux ouverts. Dans ces espaces, la technologie doit être parfaitement intégrée pour faciliter le chargement et la connexion des équipements à toute sorte de dispositifs et de services : effectuer des appels vidéo, envoyer des documents aux postes d’impression, accéder à une salle, régler la lumière, la température, l’humidité… L’utilisation polyvalente des espaces multipliera la valeur fonctionnelle de ces zones.
Le bureau doit aussi disposer de zones de collaboration parce qu’il a été démontré que si un travailleur doit parcourir plus de 30 mètres ou changer d’étage pour communiquer avec un autre collègue, il le fera par e-mail, alors que le contact immédiat pourrait résoudre la question de manière immédiate et, généralement, plus efficace.
« Il est aussi important, en termes de motivation et d’efficacité, de favoriser et de faciliter la flexibilité de travail des employés, de disposer de tous les outils et des technologies nécessaires pour permettre aux personnes de donner réellement le meilleur d’elles-mêmes dans une culture flexible. Des outils qui facilitent l’échange de connaissances, de stratégies et d’expériences, facilitant ainsi l’esprit de groupe et la collaboration ».
Les méthodologies agiles dans les espaces de collaboration
En ce sens, selon l’étude « Best way to work », les nouvelles méthodologies de travail agile marquent un autre point d’inflexion dans la conception des espaces de collaboration. Les nouveaux processus agiles exigent des espaces modulables et proches des postes de travail afin de pouvoir agir de manière rapide et efficace. « Dans de nombreuses entreprises, les zones de collaboration sont encore prévues comme des salles de classe avec un « Maître de cérémonies » et ses élèves. Cela ne génère pas des espaces adaptables, dynamiques et ouverts permettant à chaque employé de développer librement sa créativité », explique Jonatán Molina, directeur d’Ofita Madrid.
D’autre part, quand un employé est enchaîné au poste de travail, ses niveaux de productivité diminuent notamment. Sans parler des pertes en termes de motivation, de bien-être et de santé au travail. « Nous avons tous besoin d’espaces pour le déconnexion et de relax ». Ces secteurs sont de plus en plus nécessaires au fur et à mesure que l’on encourage, dans les centres de travail, la santé physique et émotionnelle des employés avec des espaces permettant de pratiquer de l’exercice physique ou d’effectuer des activités en rapport avec le bien-être.
« Le bureau traditionnel comprend l’espace exclusivement comme un environnement de travail, et ne s’attache pas aux nécessités physiques ni au rendement optimal des travailleurs ».
Ligne Forthink d’Ofita dans un espace d’apprentissage
Espaces d’apprentissage et l’office dans le bureau optimal
Le bureau est aujourd’hui un point de rencontre. Nous y allons pour socialiser et aussi pour partager du talent. C’est la raison pour laquelle il y a de plus en plus d’espaces pour l’apprentissage, mais cependant avec des conceptions totalement différentes des salles de formation traditionnelles. En premier lieu, ils sont aujourd’hui reconfigurables pour différentes méthodologies, comme nous le permet la ligne de mobilier Forthink.
L’étude « Best way to work » d’Ofita indique aussi que l’un des points faibles du bureau traditionnel était le nombre de mètres carrés destinés à l’office, perdus hors de l’horaire des repas.
L’idée que l’office était exclusivement un espace pour déjeuner a déjà été exilée dans les nouvelles conceptions de bureaux. Avec un intériorisme et un équipement plus informels, qui combine différents styles de mobilier, l’office s’est transformé en espace idéal pour favoriser des réunions dynamiques et adopter des positions plus relaxées. C’est aussi une scène optimale pour le travail individuel à des moments ponctuels.
L’office est un espace très recommandable du point de vue de la santé physique et émotionnelle des employés. Il nous permet de déconnecter, de faire une pause, de nous déplacer lors du déjeuner, d’entrer en relation avec d’autres collègues…
« Nous voyons donc que le bureau traditionnel a peu d’avenir ». La façon de travailler et les cultures corporatives ont changé, et, avec elle, les nécessités du travailleur, et c’est la raison pour laquelle de nouvelles typologies d’espace sont incorporées. Avec les nouveaux modèles de travail horizontaux, qui renforcent la créativité et l’intra entrepreneuriat au-delà du contrôle et de la présence du travailleur au bureau, les espaces se transforment en bureaux plus ludiques et plus sociaux, conclut Jonatán Molina.
