¿Por qué el hot desking es un concepto cada vez más familiar en las oficinas? La irrupción de la pandemia a nivel mundial ha puesto de manifiesto cómo, verdaderamente, las personas son el corazón de las compañías. Desde el inicio de la crisis, la primera preocupación de todas las organizaciones fue garantizar el bienestar y la salud de sus profesionales.

De este modo, se puso en marcha uno de los mayores desafíos vividos hasta el momento en el plano laboral: el teletrabajo implantado de forma masiva y en tiempo récord.

El hot desking en la nueva realidad

La nueva realidad está produciendo cambios irreversibles en nuestra forma de pensar y trabajar. Y estos cambios impactan no solo en el diseño de la oficina, sino también en el propio concepto de la oficina y en la funcionalidad de sus espacios.

La apuesta mayoritaria es ir hacia un sistema híbrido, que compatibilice el trabajo en casa con las oficinas.

Por lo tanto, los efectos de esta pandemia nos plantean a los fabricantes de mobiliario de oficina nuevos desafíos. Todo parece indicar que los nuevos entornos laborales serán no territoriales y colaborativos. Con un amplio menú de espacios de trabajo diferentes.

Teletrabajo: tipos, ventajas e inconvenientes

Sin duda, el fenómeno que está conociendo un mayor desarrollo es el teletrabajo. Bajo su paraguas, se incluyen diversos tipos de trabajo remoto: ocasional, en casa, en oficinas satélites y móvil total.

Teletrabajo ocasional o “telecommuting”. Es la forma más común. Se combinan la oficina tradicional con el trabajo ocasional en el hogar.

Teletrabajo en casa: la mayor parte del tiempo se trabaja desde casa, realizando visitas periódicas a los clientes o a la empresa.

Teletrabajo en oficinas satélite, que pueden o no ser propiedad de la empresa. Pueden ser para su uso exclusivo o compartido con otras empresas. Existen varios tipos de oficina satélite. Una modalidad es la “oficina de vecindad” (“neighborhood office”: personas que viven cerca y que trabajan para empresas distintas crean una oficina conjunta. Comparten espacio, recursos y gastos.

En otra variante son las propias empresas las que crean empresas satélites en lugares estratégicos en los que residen bastantes empleados (“drop-in-centers”). Otra modalidad son los centros de negocios (“business centres”), en los que se pueden alquilar tanto despachos o salas de reunión por horas, días o meses.

Trabajo móvil total (“fully mobile work”) o relativo (“tethered work”). El trabajador ni siquiera tiene oficina en casa. Su oficina es su ordenador portátil y los archivos que guarda en su coche, pues su jornada laboral transcurre en la carretera o visitando a clientes.

Las empresas que han implantado una o varias formas de teletrabajo suelen citar beneficios como el aumento de la productividad, el ahorro de costes y mejor utilización de la infraestructura o el aumento de motivación. A los trabajadores, por su parte, el teletrabajo les permite mayor flexibilidad y aumentar su calidad de vida.

Pero también tiene inconvenientes, ligados a una menor presencia de los trabajadores en la empresa. Puede provocar una peor transmisión de la cultura corporativa y un debilitamiento del sentimiento de lealtad e identificación con la empresa. También el riesgo de descenso de la calidad de los resultados provocado por la ausencia de control directo y de interacción en la empresa.

La oficina, el centro de interacción insustituible

Por ello, el papel de la oficina sigue siendo relevante por su función de centro de comunicación e interacción entre personas.

Según el estudio de Ofita “More than One”, antes de la pandemia pasábamos el 60% de nuestra jornada laboral reunidos o colaborando con otros, y el 40% de los puestos operativos estaban vacíos a cualquier hora del día, debido al trabajo remoto, la flexibilidad laboral y este auge del trabajo colaborativo.

Hot desking, una utilización más racional del espacio

Por lo tanto, las nuevas formas de trabajo cuestionan el tradicional ratio 1 trabajador = 1 puesto de trabajo.  De nada sirve tener 3000 m2 en despachos personalmente asignados si sus ocupantes pasan 3/4 partes del tiempo fuera de la oficina o en espacios de colaboración.

Por esta razón, las empresas optan por un uso más racional del espacio. La oficina se diseña y distribuye en función de la presencia real de los trabajadores y no de su número absoluto.

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La tendencia es hacia sistemas en los que no sólo se comparte un puesto de trabajo individual como en el “desk sharing”. Este sistema es el utilizado en los call centers, por ejemplo. El modelo que se impone es disponer de acceso a un variado menú de espacios de trabajo que no están personalmente asignados a ninguna persona sino que son de todos los miembros de la organización.

Así, una parte de los ahorros que se consiguen mediante la eliminación de los puestos de trabajo personalmente asignados se reinvierte cada vez más en un aumento de zonas de ocio y relajación y de espacios alternativos de trabajo y comunicación. Cada espacio está pensado para un tipo de trabajo o dinámica de trabajo en concreto (trabajo concentrado, trabajo en equipo, comunicación informal, confidencialidad, etc.).

Este sistema (“non-territorial offices”), en el que todo es de todos, permite un ahorro considerable de espacio, confiere a la organización una mayor flexibilidad y rapidez de adaptación y crecimiento y apoya la movilidad de los trabajadores, sus formas de trabajo y su satisfacción.

El sistema de hot desking se basa en la premisa de que nunca va a ser necesaria una mesa de oficina para todos los empleados al mismo tiempo: habrá personas reunidas en salas, otras visitando clientes, otras trabajando desde sus casas o en una reunión externa. O como medida de prevención y seguridad frene al Covid, tendrán diferentes horarios de entrada y salida.

¿Cómo se gestionan estos espacios comunes? Aquí es donde adquieren valor las soluciones tecnológicas para la reserva de espacios de Ofita y Bookker.