¿Cómo serán las nuevas oficinas? ¿Están heridas de muerte a causa del teletrabajo? ¿Cómo ha impactado la pandemia en el diseño de los entornos laborales? ¿Cómo garantizar un retorno seguro a los centros de trabajo? ¿Cómo deben ser los nuevos espacios de trabajo para atraer a una fuerza laboral mucho más flexible?

Con el fin del estado de alarma y el inicio del retorno al trabajo presencial de cientos de miles de trabajadores, los cambios asociados a esta nueva era del mundo del trabajo han comenzado ya a implementarse.

¿Sirve cualquier tipo de oficina? Indudablemente no. Las empresas, de hecho, están ya diseñando e implantando espacios bastante diferentes a los anteriores a la pandemia. Más humanos, flexibles y colaborativos.

Del todo ello trata el nuevo estudio de Ofita “Nuevas oficinas, nuevas formas de trabajar”.

Según este estudio de Ofita, los trabajadores quieren volver a las oficinas, aunque sea solo algún día a la semana. Es bueno para nuestra salud; facilita la colaboración; la transmisión del conocimiento; cohesiona a la plantilla generando sentimiento de comunidad y refuerza la marca.

Según cuenta en esta entrevista Martín López, director comercial de Ofita, «en las nuevas oficinas va a haber menos espacios de trabajo al uso  muchos más espacios que fomenten las relaciones sociales, la innovación y el engagement con la organización»:

Nuevas oficinas para las nuevas formas de trabajo

Los trabajadores no quieren renunciar a la recién adquirida flexibilidad laboral pero tampoco a reunirse con otros. La pregunta es: si voy a la oficina cuando quiero y fundamentalmente a socializar, ¿ha quedado obsoleto el concepto tradicional de oficina? ¿Cómo deben ser los nuevos espacios de trabajo para atraer a una fuerza laboral mucho más flexible?

Según el e-book de Ofita, la apuesta mayoritaria es caminar hacia un sistema híbrido, que compatibilice el trabajo en casa con las oficinas.

En este contexto híbrido, la oficina es un espacio flexible y adaptable

Hay tres tendencias claras: las oficinas no territoriales, el incremento de zonas colaborativas, con diferentes tipologías de espacios, y la humanización de los entornos laborales.

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Tres tendencias que definen las nuevas oficinas

La oficina vecinal

Ya antes de la pandemia, y según estudio de Ofita “More than One” pasábamos el 60% de nuestra jornada laboral reunidos o colaborando con otros.

Sin duda, los espacios de las oficinas que están experimentado un mayor auge son las zonas de comunicación informal. Estos espacios representan el significado de las nuevas formas de trabajo: espacios de interacción, intercambio informal de conocimiento, diversión en el trabajo y fronteras fluidas entre la vida privada y la laboral: zonas de club semejantes a las salas ejecutivas de los aeropuertos, cafeterías, bibliotecas o ciber cafés, en los que alternar el trabajo con el descanso, o espacios más lúdicos como billares, mesas de ping pong, boleras, cines, espacios de descanso, etc.

Por otra parte, la mayor flexibilidad y el teletrabajo están haciendo que cada vez más gente pase menos tiempo en un puesto de trabajo concreto, cuestionando el tradicional ratio 1 trabajador = 1 puesto de trabajo. De hecho, ya antes de la pandemia, el 40% de los puestos operativos estaban vacíos a cualquier hora del día.

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Cambra digital Barcelona – Mobiliario Ofita

Nuevas oficinas sin puestos asignados

Por ello, la tendencia es ir hacia sistemas en los que los empleados no tienen un puesto en la oficina, no territorialidad.

Así, una parte de los ahorros que se consiguen mediante la eliminación de los puestos de trabajo personalmente asignados se reinvierte cada vez más en un aumento de zonas de ocio y relajación y de espacios alternativos de trabajo y comunicación, cada uno pensado para un tipo de trabajo o dinámica de trabajo en concreto (trabajo concentrado, trabajo en equipo, comunicación informal, confidencialidad, etc.).

¿Cómo se gestionan estos espacios que “no son de nadie”? Existe un amplio abanico de posibilidades, y las principales diferencias radican en: si los espacios no asignados son totalmente libres y se utilizan según una lógica de “primero que llega, primero servido”, o bien se implanta un sistema de reservas (“hoteling”), opción lógica para una mayor seguridad ante el Covid.

Tecnología para la reserva y gestión de espacios

La pandemia ha puesto en valor este tema. El control de todos horarios y movimientos de los empleados, asegurando el cumplimiento de todas las normativas y protocolos Covid puede ser un desafío para las empresas, pero  la tecnología existente actualmente para una adecuada  reserva y gestión de espacios soluciona este problema con eficacia.

Por otra parte, explica el estudio de Ofita que en un contexto como el actual, con una plantilla en su peor momento emocional, las prácticas de fomento del bienestar son un mecanismo prioritario en las organizaciones.

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Bienestar físico y emocional, clave en las nuevas oficinas

Esas políticas de bienestar deben ir acompañadas de un espacio de trabajo alineado también con ese cuidado de las personas. En ese sentido, se acelera una tendencia que ya había venido para quedarse en los espacios laborales, la humanización de la oficina.

Humanizar la oficina en tiempos de la Covid pasa por crear centros saludables. Significa también por ejemplo incluir plantas y espacios, diseños, mobiliario de oficina y elementos que rompen las barreras entre el mundo del hogar y el del trabajo creando entornos cómodos, amenos y estéticamente agradables, pero va más allá.

Humanizar la oficina implica un cambio de concepto; interpretar los centros de trabajo y el mobiliario de oficina no como contenedores ni una superficie donde apoyarse o sentarse sino como herramientas facilitadoras al servicio del talento. Significa diseñar los espacios pensando en las personas.

Desaparecen los espacios de uno para pasar a ser de todos, y el aspecto más destacable es que la oficina nos aporta esa comunidad y sentido de pertenencia que hemos perdido con el teletrabajo. De ahí, el valor del concepto de “oficina vecinal”, con la multiplicación de break spaces, espacios de relajación y el encuentro informal.

 

 

Puedes descargar el e-book «Nuevas oficinas, nuevas formas de trabajar» aquí