Oficinas con emociones y valores, la nueva clave para la productividad

Reproducimos a continuación la entrevista completa:

• ¿Qué renovación necesitan las empresas actuales en sus negocios?

Entre otras relacionadas con la gestión o la innovación, por ejemplo, es ineludible  la adaptación de su espacio de trabajo a cuatro hitos: La tecnología, la incorporación al mundo laboral de nuevas generaciones; el nuevo estilo de liderazgo que se va abriendo paso en las organizaciones, y  las nuevas culturas empresariales y dinámicas de trabajo, hoy flexibles, conectadas, móviles y cada día más “informales” y en muchos casos disruptivas.

Todo ello, se traduce en la democratización del espacio de trabajo, hacia un entorno laboral horizontal y  transparente; la socialización de la oficina, con espacios compartidos y cada día más colaborativos; la no asignación de puestos de trabajo, que se sustituyen por un sistema de libre asignación; la convivencia en una misma oficina de diferentes espacios para las diferentes actividades que se realizan… La oficina abierta convive con espacios para la concentración, para realizar video conferencias, para hablar por teléfono…

Estas nuevas culturas se traducen también en espacios más humanos y cercanos a la decoración de hogar, y en la disposición de áreas informales de descanso, recreo, reunión…

Según el estudio “More than one” de Ofita, mientras el número de despachos disminuye en torno a un 60%, las zonas de interacción son los espacios que más se están demandando en los diseños de las oficinas actuales.

Y sobe todo, las empresas necesitan más que nunca personalizar el mobiliario y equipamiento según su marca corporativa, sus personas y sus necesidades funcionales.

• ¿Cómo varía esto según el sector y el tamaño de la empresa?

Cada empresa  tiene una actividad, formas de trabajo y perfil de empleado diferente a otras. Por este motivo, subrayaba en la respuesta anterior  la importancia de la personalización. Si queremos facilitar el trabajo e incrementar así la eficacia de una compañía o de un equipo de trabajo, no puede diseñase el mismo entorno de trabajo para una firma  de abogados, con altas necesidades de ocupación en despachos, por temas de confidencialidad, que para una start up tecnológica, con una plantilla  exponente del ” trabaja cuando, cómo y dónde quieras”, por poner un ejemplo.

• ¿Qué es una oficina inteligente?

Cuando en Ofita hablamos de “oficinas inteligentes” nos referimos a aquellas que logran la máxima eficiencia de una compañía. Para ello es indispensable contar con ecosistemas corporativos diseñados en torno a 3 ejes: las personas –en el centro- , la tecnología y el entorno.

No se trata sólo de contar con tecnología de última generación o espacios Impresionantes, de revista. Una oficina inteligente es aquella que se adapta a la perfección a la actividad de la empresa, de cada equipo y de cada persona; tiene claro cada uno de los diferentes momentos que viven sus usuarios y cómo se comunican entre ellos, y facilita que esas dinámicas de trabajo se realicen con la máxima eficacia. Optimizando los recursos y respetando el medio ambiente, y al mismo tiempo que cuide, atraiga y motive a las personas.

Es de gran importancia contar con mobiliario inteligente, que sea flexible y que permita la fácil conectividad, el ahorro de recursos, la interacción entre personas y la adaptación de un mismo espacio a diferentes necesidades; todo, incrementando con su diseño la imagen de marca – tanto interna como externa- de la compañía.

• ¿Qué relación tienen estos nuevos modelos con la transformación digital?

La transformación digital ha revolucionado las formas de organización y de trabajo, por lo tanto, es uno de los factores que han impulsado los nuevos diseños de espacios de trabajo.

Los principales cambios que está generando la transformación digital provienen de la implementación de tecnología — cloud, big data, internet de las cosas, inteligencia artificial…— que rompe con lo que existía hasta ese momento y da como resultado menores costes, mayor transparencia, mejor calidad de servicio …

La transformación digital está generando también un nuevo perfil de empresas 4.0, y nuevos modelos de gestión, donde lo importante es el valor añadido que aporta el trabajador a la empresa y no su presencial real en la oficina.

Ha puesto patas arriba igualmente los pilares de las organizaciones, desde su diseño organizativo hasta los procesos de negocio o la gestión del talento y la relación con los clientes.

Ha modificado drásticamente la forma de trabajo de las empresas; las organizaciones cada día trabajan más por proyectos, de forma remota, sin papeles, externalizando… Estas nuevas formas de trabajar se expanden imparables y exponencialmente, y han llegado para quedarse.

La transformación digital se traduce también en nuevas formas de colaboración con los empleados (job sharing, interim management, portfolio work, etc ).

En definitiva, el modelo clásico de ejercer nuestro trabajo está cambiando, motivado por las nuevas tecnologías, las nuevas formas de trabajar y el cambio generacional, y  también lo están haciendo los espacios de trabajo, con nuevos diseños y con propuestas diferentes, desde los espacios de coworking hasta modelos más innovadores como el Cohabit Concept, donde se aloja a un hub de distintas compañías para compartir innovación, por ejemplo.

• ¿Qué objetivos se persiguen a la hora de crear estos nuevos espacios?

Básicamente, la atracción, retención y motivación del talento, que se traduce en mayor eficacia; dotar a las organizaciones de una herramienta que les acompañe en el cambio; crear ecosistemas par a la  innovación y reforzar la imagen de marca.

• ¿Qué inconvenientes cabe tener en cuenta? (privacidad, aislamiento…)

Imagino que se refiere a las nuevas oficinas diseñadas bajo conceptos de open space. Indudablemente, el espacio abierto tiene inconvenientes relacionados con esa falta de concentración y privacidad a la que se refiere; por eso, en Ofita insistimos en la necesidad de hacer convivir ese espacio abierto con otras muchas tipologías de espacios, compartidos por todos y no asignados, para esos momentos en los que es necesario un espacio privado, un lugar para llamar por  teléfono o realizar un video conferencia, una reunión, etc.

• ¿Conocen algunos de los resultados de la configuración de este tipo de oficinas, es decir, qué impacto real tiene sobre el día a día de la oficina?

El diseño del espacio de trabajo tiene un impacto significativo en la felicidad del trabajador y por lo mismo, los empleadores son cada vez más conscientes de su importancia. Existen muchos datos y estudios que corroboran las ventajas de los diseños actuales de las oficinas frente a los modelos tradicionales. Por ejemplo, el trabajo y la oficina flexible se traducen en incrementos de la productividad global superiores a un 20%. El 75% de los empleados dicen que el trabajo flexible aumenta la satisfacción y mejora el equilibrio de la vida laboral-personal, y esto se traduce en términos económicos.

El modelo tradicional además no es sostenible debido al mal uso del espacio. Cerca del 40% de los puestos están vacíos durante muchas horas e incluso días, mientras los espacios de reunión están saturados.

Por último, se puede conseguir una reducción de costes inmobiliarios de más un 40%, debido a la racionalización de los espacios. Además, la búsqueda de ahorros vía racionalización de los espacios no es la única razón para la implementación de nuevas formas de trabajar.

Por otro lado, hay muchos estudios que relacionan el espacios de trabajo con la felicidad de los empleados. En la última presentación de Ofita, “Happyness at work”, recordamos que para el 53%, de los empleados, la razón principal de bienestar es una oficina con diseño abierto y social.

• Para “Oficinas con emociones y valores …” algunos de sus casos de éxito a la hora de renovar los espacios de alguna oficina 

En todos los proyectos que participamos, generalmente junto a las grandes firmas de arquitectura, hay una relación directa entre el nuevo espacio de trabajo y una mejora importante en términos de eficacia, salud laboral, gestión del talento y productividad.

Si repasamos alguno de nuestros proyectos recientes, en MICHELÍN se han implantado zonas de reuniones informales entre departamentos, y zonas de descanso próximas a los puestos de trabajo, áreas para la práctica del ejercicio físico, etc. Como resultado, una cultura más colaborativa, mayor bienestar de los empelados, mejoras en términos de motivación, etc.

En FRESHFIELDS, se han diseñado puestos de trabajo que facilitan que cada empleado pueda trabajar sentado o de pie, sin necesidad de cambiar de estación de trabajo. Mesas elevables que mejoran  su sistema cardiovascular.

Freshfields

Los puestos directivos se han diseñado con la misma línea que el resto de plantilla y de esta forma se promueve y comunica una cultura más horizontal, frente a la jerarquizada anterior. Mejora el estado de ánimo y el bienestar de los empleados  gracias a la ergonomía y la iluminación de los puestos.

En EDP, en Oviedo, entre otras actuaciones, se ha optado por la implantación de espacios abiertos, con acceso a la iluminación natural desde cada rincón de la oficina.

Se han implantado también mesas elevables, puestos para la comunicación remota. Y sistemas magnéticos en los muros para convertir cada espacio en un área de innovación y dar rienda suelta a la creatividad de los empleados. El resultado, una oficina humana, alegre… más dinámica, vanguardista, abierta al cambio, en la que el estado de ánimo ha aumentado de forma muy significativa la productividad.

En la sede central de MANPOWER se ha optado por las formas orgánicas en las zonas de trabajo para hacerlas más acogedoras y transmitir un entorno natural. Se combina la tendencia del color blanco, predominante en el último lustro, con tableros que incluyen elementos naturales como las betas vegetales.

Resultado, la búsqueda de un entorno de trabajo con elementos propios de un hogar ha hecho que el equipo de una multinacional como Manpower se sienta más cómodo a la hora de trabajar y les genere menos niveles de estrés. un ejemplo de oficina con emociones y valores, como reza el titular del mencionado artículo.

Se ha transformado en una estructura horizontal en la que ya no hay despachos potenciando con ello la pertenencia a un equipo.

En ROCHE en Barcelona, se ha instalado mobiliario personalizado para trabajar en proyectos de un modo Ágil y colaborativo. Se han clasifican las salas de reuniones según uso, número de personas, tiempo de uso…  y se han creado áreas sociales como zona de juegos, librería y café a disposición del empleado para crear un ambiente más distendido entre los trabajadores.

En el caso de AFFINITY y GBFOODS (GALLINA BLANCA), dos empresas distintas que pertenecen al mismo grupo se trasladan a edificios contiguos. El entorno creado proporciona espacios para el bienestar, que se traduce en felicidad. Motivación y mayor  predisposición hacia el trabajo  de los empleados gracias a una filosofía más colaborativa. Los espacios incorporados para que el empleado pueda relajarse aumentan la productividad en los momentos de trabajo efectivo.

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