Oficinas open space, ¿siguen siendo tendencia? ¿Cuáles son los beneficios de trabajar en un espacio abierto? ¿Hablamos solo de espacio o de un cambio cultural en la organización?

Existe un elemento clave a la hora de diseñar los espacios de trabajo: las personas. La experiencia del trabajador debe ser el eje sobre el que deberán girar los otros conceptos. Eso quiere decir que, en el momento de definir los espacios, se deberá pensar primero en las vivencias, las necesidades y el bienestar de las plantillas. Las personas son las protagonistas, y bajo este enfoque hace décadas las empresas comenzaron a sacar a los trabajadores de sus tradicionales cubículos individuales ofreciéndoles en su lugar oficinas open space o de planta abierta.

Qué son las oficinas open space

El concepto de oficinas open space se refiere a las oficinas en espacios abiertos, con más ambientes para las áreas comunes y el trabajo en equipo. Espacios además con más luz natural, para hacer más humano el espacio de trabajo.

Más que un diseño de arquitectura, el open space es un estado mental y una cultura corporativa que se fomenta desde la compañía.

Como su nombre indica, dan preferencia a los ambientes abiertos y colaborativos, que fomenten la innovación, la horizontalidad y el trabajo en equipo. El resultado: una mayor integración de los trabajadores, más comunicación y mejor clima laboral.

El concepto de oficinas open space se inventó en Alemania, después de la Segunda Guerra Mundial, como una reacción desde la arquitectura a la verticalidad del fascismo alemán. Su diseño se basaba en un estudio de los patrones de comunicación entre los diferentes departamentos de la organización y las personas que los integraban.

Oficinas EDP – Mobiliario Ofita

El nacimiento del concepto de oficinas open space

Las oficinas open space supusieron en su día una gran revolución en su diseño, pero ¿cómo eran hasta entonces las oficinas?

La Revolución Industrial marcó un hito importante en la historia de estos edificios. El ingeniero mecánico Frank Taylor con su intención de hacer más eficientes los procesos, propuso un diseño de oficinas planeado desde la perspectiva de una línea de producción. Separó a los jefes del área principal de trabajo, para situar sus oficinas en un lugar estratégico donde pudieran observar al resto de los empleados todo el tiempo. Era el esquema más popular a principios del siglo XX, un modelo de planta abierta con filas de mesas.

En los años 50’s el grupo de diseño Quickborner, rompió las filas creando grupos de mesas orgánicos con divisiones para alguna privacidad. Este tipo de diseño se conoció bajo el término de “oficinas paisaje”. Junto a este modelo convivieron también otros esquemas como la oficina en cubículos, en la que cada trabajador contaba con un espacio individual, cerrado y aislado del resto. Este modelo fue popular durante los años 70 y 80, y se consideraba ideal para trabajos que requerían concentración y privacidad.

El nacimiento del concepto de oficinas open space se remonta a la década de 1950, cuando el arquitecto alemán Ludwig Mies van der Rohe, diseñó una oficina abierta para el edificio IBM en Chicago. Esta innovación buscaba romper con la jerarquía tradicional y crear un espacio de trabajo más colaborativo y productivo. Sin embargo, fue en la década de 1960 cuando el open space se popularizó gracias al diseñador Robert Propst. Dese 2010, empezó a calar la idea de un equilibrio entre trabajo colaborativo y espacios privados, es decir un punto medio entre el esquema de oficinas open space y las “oficinas cubículo”. Es decir, en el open space se incorporan diferentes espacios privados para concentrarse en tareas más complejas o situaciones delicadas donde es necesario evitar el ruido o simplemente es requerida la privacidad en el asunto .

Pros y contras de las oficinas open space

El concepto de oficinas open space ha revolucionado la forma en que trabajamos y ha generado un debate constante sobre sus ventajas y desventajas. Si bien ofrece beneficios como mayor colaboración, flexibilidad y reducción de costos, también plantea desafíos en términos de privacidad, distracciones y falta de personalización.

Ventajas de trabajar en oficinas open space

Aumentar el rendimiento, mejorar el ambiente laboral y optimizar espacios son algunos de los beneficios de implementar oficinas open space. Y eso es así porque:

• Genera una comunicación más fluida, favoreciendo la interacción entre los colaboradores al trabajar sin barreras entre ellos.
• Promueve una cultura laboral más participativa, y eso implica romper la estructura piramidal, dando paso a una disposición más horizontal, donde se propicia la integración de todos los empleados.
• La colaboración fomenta el sentimiento de pertenencia y comunidad.
• El sentimiento de comunidad refuerza la marca de la empresa, entre los propios colaboradores y con externos. Este tipo de espacio es un elemento que cohesiona a las personas entre si, y a estas con la marca, su propósito y sus valores, un tema especialmente importante en los modelos de trabajo híbridos.
• Mejorando la comunicación de los trabajadores y la funcionalidad del espacio se favorecen los flujos de trabajo a través de un espacio más confortable y por tanto aumenta la productividad.
• Aumento en la creatividad y la innovación. Al estar expuestos a diferentes perspectivas y habilidades, los trabajadores pueden aprender unos de otros y encontrar soluciones más eficientes para los desafíos laborales.
• Los espacios abiertos promueven un ambiente de trabajo más inclusivo y equitativo, ya que no hay barreras físicas que separen a los empleados según su jerarquía o departamento.
• Los espacios abiertos suelen ser más flexibles y adaptables, permitiendo cambios rápidos en la disposición del mobiliario y una mayor capacidad para albergar reuniones y eventos.

Oficinas de BIQ – Health solutions – Mobiliario Ofita.

Desventajas de trabajar en oficinas open space

Si bien hay bastantes puntos a favor, no todo son puntos positivos. Veamos algunos problemas de trabajar en oficinas open space:

• Hay algunas personas que no se sienten del todo cómodas con este modelo y echan en falta la privacidad que les aporta un espacio privado. En un ambiente compartido, es difícil tener momentos de concentración y privacidad para realizar tareas que requieren atención y tranquilidad. 
• Las oficinas open space aumentan la dificultad de los trabajadores para concentrarse y colaborar en un mismo espacio homogéneo.
• En el modelo de oficinas open space existen multitud de fuentes de distracción (compañeros hablando, teléfonos etc.). Precisamente, una de las consecuencias de los modelos de trabajo híbridos es el aumento de ruido derivado del incremento de videoconferencias, por ejemplo. Esto puede ser causa de conflictos, además de impactar negativamente en la actividad y en el bienestar de muchas personas.
• El constante ruido y las distracciones visuales pueden dificultar la concentración y afectar la productividad de los trabajadores.
• La falta de intimidad también puede ser perjudicial para la confidencialidad y la seguridad de la información sensible o confidencial.
• El ambiente abierto puede propiciar una mayor exposición a enfermedades y contagios, ya que el contacto cercano con otros colegas aumenta las posibilidades de propagación de virus y bacterias.

SRAM Offices – Mobiliario Ofita

Requisitos para el futuro del modelo open space

Por ello, ¿qué debemos tener en cuenta en el diseño de oficinas open space? Uno de los mayores retos que presentaban las oficinas en los últimos años, con la extensión del concepto de  oficinas open space, era la dificultad de los trabajadores para concentrarse y colaborar en un mismo espacio homogéneo.

Los nuevos conceptos de oficina abordan este problema proporcionando espacios distintos para la colaboración y la concentración, bien diferenciados. El objetivo es que los trabajadores cuenten con el espacio apropiado para el trabajo que tienen que realizar en cada momento. En este abanico de espacios está el futuro del open space.

Un ejemplo son los “espacios de concentración”, como las bibliotecas y los phone booth o cabinas acústicas, por ejemplo.

Las cabinas acústicas para oficinas son uno de los espacios funcionales más valorados por los profesionales, junto con las salas para trabajar en equipo y las salas de innovación.

Estas cabinas han demostrado su eficacia tanto para crear espacios de concentración como para diseñar lugares donde mantener conversaciones privadas tanto presenciales como en remoto sin molestar a aquellos que les rodean.

Cabina Vetrospace – Ofita

Además de garantizar zonas privadas y de asegurar el aislamiento acústico en la medida de lo posible, para que unas oficinas open space funcionen correctamente es necesario establecer normas de convivencia, con pautas en cuanto a tonos de voz, conversaciones y otras fuentes de ruido que puedan afectar a los demás compañeros. El orden y la limpieza en estos ambientes resulta también clave para evitar el desorden dentro de la oficina.

 Oficinas open space, un cambio cultural asociado al espacio

En una oficina de estas características, los empleados disfrutarán de un espacio de mayor calidad, con mayor flexibilidad y con diferentes ambientes para compartir experiencias, ideas y momentos con sus compañeros. Ahora bien, habitualmente surgen preguntas del tipo: ¿Por qué tengo que cambiar mi forma de trabajar? ¿Por qué ya no puedo tener mi propio despacho y mi intimidad? Estamos hablando de cambio cultural.

La implantación de nuevas formas de organización, tecnologías o espacios supone hacer frente a un cierto espíritu de rechazo al cambio. Por ello, en la fase de implantación de una oficina es de vital importancia desplegar un sólido programa de gestión del cambio para ayudar a los trabajadores a entender los motivos y los beneficios asociados a este cambio, tanto para ellos individualmente como para toda la organización.