Reuniones de trabajo efectivas para tener éxito

Reuniones de trabajo efectivas, ¿una quimera? Un estudio de las universidades de California y Minnesota reveló que el 50% de las reuniones no son productivas. En la misma línea, muchos expertos coinciden al afirmar que las reuniones son un síntoma de mala organización, y que cuantas menos, mejor.

¿Cuál es la clave para que tengan éxito?

La realidad es que el trabajo individual intensivo está dando paso a relaciones laborales mucho más colaborativas. De hecho, ya pasamos el 60% de nuestra jornada laboral reunidos o colaborando con otros.

La evolución del espacio de trabajo confirma esta tendencia. Veamos: A finales del siglo XX, el 40% del espacio se asignaba a puestos de trabajo en box cerrados; a comienzos del XXI, el 65% del espacio de destinaba a los puestos de trabajo individuales ya abiertos. El office, las zonas comunes y los espacios de reunión juntos representan solo un 20% del espacio. En el año 2020, -ya antes de la pandemia- el 40% de los puestos operativos estaban vacíos a cualquier hora del día. Las áreas colaborativas se han convertido en protagonista en los nuevos espacios de trabajo, ocupando hasta un 65%.

La mayoría de nosotros tiene demasiadas reuniones en la agenda y, seguramente, algunas que no nos aportan ningún valor. La clave para lograr reuniones de trabajo efectivas es recordar que nunca deben celebrarse con el único propósito de compartir información, para eso ya hay otros medios. El objetivo de es adoptar una decisión o crear algo en colaboración.

Pasos para una reunión efectiva

Una reunión de trabajo productiva es aquella donde realmente se logran los objetivos para los cuales se realiza. Parece muy sencillo, entonces, ¿por qué a veces pensamos que son una pérdida de tiempo?

Hay 4 motivos por los que generalmente una junta de trabajo no es productiva: demasiadas reuniones en las agendas de los asistentes; la reunión es muy larga; no se ha convocado a los asistentes correctos, y se les ha citado sin un objetivo claro.

Te sugerimos tres pasos para una reunión efectiva: Planificación, ejecución y evaluación. Es decir, las reuniones de trabajo deben tener siempre un objetivo claro. Dejar de lado las conversaciones triviales es fundamental, y también medir el estado de avance de las tareas fijadas.

Una reunión efectivas no empieza y termina en sí misma. Antes, lo más importante es una buena preparación: informar a los asistentes de los temas a tratar y del tipo de encuentro que se llevará a cabo.

Durante la reunión, es fundamental mantenerse enfocado en el objetivo y en los temas previamente agendados, así como acordar y clarificar las conclusiones. Después de la reunión, la clave es hacer un seguimiento del cumplimiento de esas conclusiones o tareas que han surgido durante el encuentro.

Los mejores horarios para reuniones de trabajo efectivas

Cuando están bien organizadas, las reuniones estimulan la creatividad, motivan a los participantes y generan un clima de co-creación. Pero, ¿cuál es el mejor horario para las reuniones de trabajo? La primera recomendación de los expertos es que nos olvidemos del lunes por la mañana, que generalmente es nuestra primera elección.

La asistencia mejora por la tarde, cuando la carga de trabajo se ha liberado, sobre todo con terceros, y los empleados sienten que están mejor preparados para la reunión.

Pero cuando lo que se quiere es lograr reuniones de trabajo efectivas y no solo la asistencia de los convocados, hay otra opción mucho mejor. Según avanza el día, vamos cansándonos y, esto impacta en nuestras decisiones.

Por lo tanto, la mejor opción es a primera hora, entre las 9:00 y las 11:00. Tampoco antes.

Un último apunte, las reuniones de pie pueden mejorar la productividad; pueden resultar más colaborativas y creativas. En las oficinas actuales, hay espacios pensados para ellos, como algunos de los que nos propone la línea de mobiliario de Ofita, Forthink.

Juntas efectivas de trabajo, tipos y espacios

En Ofita hemos analizado los tipos de reuniones que existen, con el objetivo de crear un diseño apropiado para cada una de estas situaciones. Son ocho las principales modalidades de reunión: Convención, Junta, Formación, Equipo, Encuentros Exprés, Brainstorming, Petit Comité y Visita.

Analizamos las características de cada una de ellas según tres parámetros: duración de la reunión, número de personas y frecuencia de cada tipo de reunión.