Selon analyse d’Ofita, nous passons pratiquement déjà 60% de notre journée de travail en réunion ou à collaborer avec d’autres personnes, et 40% des postes opérationnels sont vides à toute heure du jour étant donné le travail à distance, la flexibilité au travail et l’essor du travail collaboratif.
Savills Aguirre Newman – Madrid
Nos manières de travailler au bureau et l’utilisation donnée à l’espace de travail ont changé significativement au cours des dernières années, suivant l’étude d’Ofita.Ainsi, durant les années 1980 et 1990, 40% des bureaux étaient occupés par des postes de travail en box fermé, destinant très peu d’espace au travail en équipe, aux réunions, aux espaces informels, aux workcafés, etc. Les espaces de collaboration ne représentaient alors que 20% des espaces de bureau.
Au début des années 2000, les zones de collaboration et de réunion continuaient à occuper pratiquement ces 20% de l’espace, mais les postes de travail individuels en surface ouverte occupaient déjà 65% de l’espace; c’en était fini des box fermés. En 2020, 60% de l’espace sera de collaboration.
Réunion improvisée, sans avoir besoin de réservation
Le nombre de bureaux diminue tout aussi radicalement ; alors qu’à la fin du XXème siècle ils occupaient 30% de la surface des bureaux, début 2000 ils ne représentaient que 15% de la surface de bureaux, et la tendance les verra disparaitre.
Les zones d’interaction sont les espaces qui sont le plus demandés dans les conceptions des bureaux actuels, et leur importance augmente.
61% des réunions sont programmées, et leur durée moyenne est de 23 minutes ; 39% des réunions sont imprévues et elles durent 18 minutes.
C’est-à-dire, les réunions les plus fréquentes sont celles qui impliquent peu de personnes et auxquelles l’on consacre peu de temps. C’est la raison pour laquelle les bureaux ont aujourd’hui beaucoup d’espaces qui favorisent la réunion improvisée, sans avoir besoin de réservation.
Outre une utilisation différente de l’espace, les nouveaux bureaux présentent un changement important de conception, adaptée à la manière de comprendre le monde professionnel et personnel des millennials, qui en 2020 représenteront 50% de la population de nos bureaux.
Or, le bureau ne peut pas répondre à cette nouvelle force de travail avec des concepts traditionnels de conception de l’espace. Il doit réunir, entre autres, les attributs suivants :
- Flexibilité, technologie et coworking/espaces de collaboration sont les trois prémisses de départ dans les nouveaux bureaux qui tiennent compte de l’essor de ce nouveau talent.
- Les nomades numériques vont au bureau pour collaborer et partager en équipe, il est donc important d’augmenter la surface des espaces informels, à valeur ajoutée et de collaboration.
- La technologie est un autre des grands défis des nouveaux bureaux, car elle promeut la mobilité et la collaboration entre différentes équipes dispersées géographiquement.
- Une bonne approche pour la conception des bureaux avec des nomades numériques est la non-territorialité, c’est-à-dire que les postes sont partagés et ne sont pas assignés à une personne concrète.
- Pour satisfaire la flexibilité dont a besoin un bureau de « passage » pour de nombreux travailleurs, on a également besoin d’espaces polyvalents, faciles à reconfigurer pour des utilisations et des nombres de personnes différents.
- Des bureaux durables, une exigence importante des nouvelles générations : gestion intégrale, énergie et environnement, politiques de réduction de CO2 ou mesure de l’empreinte carbone, politiques de recyclage, paperless…
- Un design qui les « accroche » à la marque et les fait se sentir « comme à la maison ».
- Des espaces en ligne avec les nouvelles politiques corporatives du bien-être, orientées sur la rétention du talent. Les entreprises investissent dans leur espace pour améliorer l’environnement de travail et augmenter la satisfaction de leurs personnes.
