Réunions d’affaires efficaces? Une étude des universités de Californie et du Minnesota a révélé que 50% des réunions ne sont pas productives. Dans le même ordre d’idées, de nombreux experts s’accordent à dire que les réunions sont le symptôme d’une mauvaise organisation et que moins il y en a, mieux c’est.

Réunions d’affaires efficaces, la clé?

La réalité est que le travail individuel intensif cède la place à des relations de travail beaucoup plus collaboratives. En fait, nous passons déjà 60% de notre journée de travail à nous réunir ou à collaborer avec d’autres.

L’évolution de l’espace de travail confirme cette tendance. Voyons: à la fin du 20e siècle, 40% de l’espace était affecté à des emplois en caisses fermées; au début du XXI, 65% de l’espace était destiné aux emplois individuels déjà ouverts. Le bureau, les espaces communs et les espaces de réunion ne représentent ensemble que 20% de l’espace. En 2020, déjà avant la pandémie, 40% des postes opérationnels étaient vides à tout moment de la journée. Les espaces collaboratifs sont devenus le protagoniste des nouveaux espaces de travail, occupant jusqu’à 65%. 

La plupart d’entre nous nous avons trop de réunions à l’ordre du jour et, sûrement, certaines n’ajoutent aucune valeur pour nous. La clé pour réaliser des réunions de travail efficaces?: Rappelez-vous qu’elles ne doivent jamais être organisées dans le seul but de partager des informations, car il existe déjà d’autres moyens. Le but des réunions d’affaires efficaces est de prendre une décision ou de créer quelque chose en collaboration.

Étapes pour une réunion efficace

Une réunion de travail efficace ou productive est celle où les objectifs pour lesquels elle est réalisée sont réellement atteints. Cela semble très simple, alors pourquoi pensons-nous parfois que c’est une perte de temps?

Il y a 4 raisons pour lesquelles une réunion d’affaires n’est généralement pas productive: trop de réunions dans les ordres du jour des participants; la réunion est très longue; Les bons assistants n’ont pas été convoqués, et ils ont été convoqués sans un objectif clair.

Nous suggérons trois étapes pour une réunion efficace: Planification, exécution et évaluation. En d’autres termes, les réunions de travail doivent toujours avoir un objectif clair. Mettre de côté les conversations triviales est essentiel, ainsi que mesurer l’état d’avancement des tâches définies.

Les réunions d’affaires efficaces ne commencent et ne se terminent pas à la réunion. Avant, le plus important est une bonne préparation: informez les participants des sujets à discuter et du type de rencontre qui aura lieu.

Au cours de la réunion, il est essentiel de rester concentré sur l’objectif et les sujets préalablement programmés, ainsi que de convenir et de clarifier les conclusions. Après la réunion, la clé est de suivre la réalisation des conclusions ou des tâches qui ont émergé au cours de la réunion.

Les meilleurs moments pour des réunions d’affaires efficaces

Lorsqu’elles sont bien organisées, les réunions stimulent la créativité, motivent les participants et créent un climat de cocréation . Mais quel est le meilleur moment pour des réunions d’affaires efficaces? La première recommandation des experts est d’oublier le lundi matin, qui est généralement notre premier choix. 

La fréquentation s’améliore l’après-midi, lorsque la charge de travail a été libérée, en particulier avec des tiers, et que les employés se sentent mieux préparés pour la réunion.

Mais quand ce que vous voulez, c’est réaliser des réunions de travail efficaces et pas seulement la présence de ceux qui sont convoqués, il existe une autre option bien meilleure. Au fur et à mesure que la journée avance, nous nous fatiguons et cela impacte nos décisions. 

Par conséquent, la meilleure option est la première chose à faire le matin, entre 9h00 et 11h00. Pas avant.

Une dernière remarque, les réunions debout peuvent améliorer la productivité; ils peuvent être plus collaboratifs et créatifs. Dans les bureaux d’aujourd’hui, il y a des espaces conçus pour eux, comme ceux offerts par la ligne de meubles Ofita , Forthink .

Réunions de travail, types et espaces efficaces

Chez Ofita, nous avons analysé les types de réunions qui existent, dans le but de créer un design approprié pour chacune de ces situations. Il existe huit principaux modes de réunion: convention, conseil d’administration, formation, équipe, réunions express, brainstorming , petit comité et visite.

Nous analysons les caractéristiques de chacun d’entre eux selon trois paramètres: la durée de la réunion, le nombre de personnes et la fréquence de chaque type de réunion.

• Convention: 100 minutes, 100 personnes et 1% (Fréquence).
• Réunion: 90 minutes, 15 personnes et 2%.
• Formation: 90 minutes, 20 personnes et 2%.
• Équipe: 65 minutes, 6 personnes et 18%.
• Réunions express: 30 minutes, 3 personnes et 50%.
• Brainstorming: 240 minutes, 5 personnes et 7%.
• Petit comité: 30 minutes, 2 personnes et 12%.
• Visite: 45 minutes, 5 personnes et 8%.