Mobilar um escritório é muito mais do que simplesmente encaixar um número de pessoas num determinado número de metros quadrados.
Como escolhemos o melhor mobiliário para mobilar um escritório? A escolha depende não só de factores económicos, mas também da cultura da empresa, das exigências tecnológicas, da dinâmica de trabalho e da flexibilidade imposta pelo novo ambiente competitivo.
Não se pode esquecer que o escritório funciona como uma vitrina para a organização. É a sua imagem externa, e um meio para os colaboradores se identificarem com a empresa e se sentirem mais motivados. Portanto, o design estético do mobiliário de escritório é essencial para mobilar um escritório moderno. Neste sentido, a sua personalização é um grande valor acrescentado.
Chaves para o mobiliário de um escritório
Quando se trata de mobiliar um escritório, na Ofita, partimos de uma premissa clara: o bem-estar das pessoas, e a partir daí procuramos assegurar que o mobiliário facilita as diferentes formas de trabalhar numa empresa, seja individual ou em colaboração, e que melhora a imagem de marca.
Antes de mobilar o escritório, é necessário analisar diferentes fatores: a cultura da empresa, a sua estrutura (quer seja vertical ou horizontal), as suas necessidades de comunicação (que crescem todos os dias), a sua actividade…
É também realizado um estudo detalhado sobre quais os departamentos existentes na empresa, a relação entre eles, que tipo de espaços a sua dinâmica de trabalho requer, se é realizado trabalho de equipa, que áreas comuns são necessárias…
Esta análise marcará o ponto de partida para o mobiliário de um escritório, uma vez que determinará os diferentes tipos de espaços que existirão nesse ambiente de trabalho: áreas operacionais, áreas de descanso, salas de reunião…
O estudo “3×4=12” da Ofita descreve os 12 espaços que definem os escritórios de hoje.
Descarregar estudo.
Cada um destes espaços requer mobiliário específico. Por exemplo, numa área de inovação, os elementos móveis e flexíveis desempenham um papel fundamental, enquanto numa cabina telefónica, o isolamento sonoro proporcionado pelo mobiliário é essencial.
Como fornecer postos de trabalho
Cada estação de trabalho deve satisfazer uma série de requisitos. A primeira é que deve adaptar-se ao seu utilizador e à sua atividade e responder ao conceito de ergonomia dinâmica, ou seja, se as pessoas e as suas funções mudarem, o escritório e os seus componentes devem também evoluir.
Um local de trabalho ergonómico, que se adapta às pessoas, previne desconforto e doença, cria estados psicológicos saudáveis e reduz as taxas de absentismo. Portanto, um espaço de trabalho ergonómico aumenta a produtividade das pessoas.
Pelo contrário, se não for adequado, pode aumentar a fadiga e o desconforto, criar humores insalubres (depressão, ansiedade, irritabilidade…) e várias doenças.
Uma segunda regra de ouro é que a estação de trabalho deve ter espaço suficiente para se deslocar e que o utilizador não deve ser forçado a adotar posturas incómodas porque não há espaço suficiente.
No trabalho de escritório operacional, para algumas tarefas, a pessoa adota uma postura inclinada sobre a secretária e para outras atividades permanece inclinada sobre as costas da cadeira. Este é outro requisito que o local de trabalho também deve cumprir em termos do seu equipamento: o mobiliário deve permitir a possibilidade de mudar de postura frequentemente.
5 elementos básicos do local de trabalho
Antes de mais, não se deve esquecer que a secretária deve satisfazer as necessidades específicas da estação de trabalho para a qual é utilizada e do seu utilizador. É por isso que as empresas preferem atualmente mesas de escritório ajustáveis em altura que nos permitem adotar diferentes posturas ao longo do dia.
Dito isto, a definição de uma estação de trabalho começa com um estudo detalhado dos cinco elementos básicos que a compõem: as superfícies de trabalho, as estruturas que as suportam, o sistema de arquivo, as cadeiras e a compartimentação do espaço. A escolha correta destes elementos determina a aptidão de uma estação de trabalho para uma determinada pessoa.
Superfícies de trabalho
No passado, o design das secretárias não fazia distinção entre as diferentes atividades realizadas num escritório, predominando a clássica mesa retangular, que era utilizada para todos os tipos de trabalho e para todos os utilizadores.
A Ofita criou há algum tempo um novo conceito, a que chamou “Uma superfície para cada função” e que significa que as superfícies de trabalho ou os tampos de secretária devem ser concebidos de acordo com a atividade realizada em cada estação de trabalho e a sua relação com a área circundante.
Ao mobilar um escritório, também deve ser dada especial atenção às dimensões da secretária.
A sua superfície deve permitir todos os elementos de trabalho: ecrã, dispositivos de entrada, equipamento, material e braços de monitor. O mínimo recomendado é 160×80 cm no caso de uma secretária rectangular; se for comprada uma secretária com uma ala, recomenda-se que as dimensões mínimas sejam 100×60 cm. Espaço livre atrás da mesa: mínimo 80 cm, recomendado 115 cm.
Deve haver espaço suficiente debaixo da mesa para se poder movimentar e adotar posturas adequadas. A largura mínima recomendada é de 60 cm e a altura mínima recomendada de 65 cm. A altura da mesa deve ser aproximadamente à altura do cotovelo.
Uma cadeira ergonómica
Mas, sem dúvida, uma das coisas mais importantes quando se mobila um escritório é ter uma cadeira ergonómica. Ou seja, uma cadeira de escritório que se adapta ao seu utilizador, tendo em conta a variedade de indivíduos, e não o contrário.
A principal característica que diferencia uma cadeira ergonómica é a posição em que as nossas costas estão quando a usamos e que nos permite “estar sentados em movimento”.
A cadeira deve ser fornecida com diferentes ajustes (ajuste de altura…), como descrevemos neste post anterior.
E quanto ao sistema de arquivo?
Os elementos de arquivo devem ser feitos de materiais de qualidade que garantam a mais alta resistência ao fogo (como o aço) e estar equipados com sistemas de segurança, como sistemas anti-entalamento.
Quando as estações de trabalho não são atribuídas a uma pessoa específica, estes arquivos são substituídos por um sistema de cacifos, como na imagem.
Compartimentação
A conceção de um escritório depende da análise conjunta de uma série de valores, tais como a iluminação ou a poluição sonora, por exemplo. A disposição dos elementos divisórios (painéis) ajuda a garantir que estes valores são os mais apropriados para a criação de ambientes de trabalho saudáveis.
A este respeito, ao mobilar um escritório e definir o tipo de painel mais apropriado para cada espaço, são analisados quatro aspetos básicos: o nível de isolamento visual, o nível de isolamento sonoro, a flexibilidade necessária e a utilização da luz natural. Estes aspetos determinarão a altura do painel, o seu material (mais ou menos absorvente em termos de som), etc.
A importância da cor no mobiliário de escritório
Cada detalhe faz a diferença quando o objetivo é assegurar o encanto de um espaço de trabalho único. Por conseguinte, ao mobilar um escritório, a cor ajuda-nos a recriar o ambiente mais apropriado para cada circunstância.
Devido à energia que transmitem, as cores provocam sensações e afetam os nossos estados de espírito. Daí a importância de selecionar corretamente as cores que rodeiam as pessoas e criar uma atmosfera.
Atualmente, as cores e tons pastel que evocam a natureza são muito importantes nos interiores dos escritórios, pois ajudam-nos a criar escritórios que são cada vez mais agradáveis e confortáveis.
Os tons castanhos e beges têm um efeito relaxante. Portanto, enquadram-se muito bem em espaços informais ou/e nos espaços mais sociais, onde fazer uma pausa e tomar um café.
Quando se trata de escolher a melhor cor para o escritório, como regra geral as pessoas escolhem também pintar espaços numa base de cores neutras, tais como branco, azul-claro e cinzento claro, aos quais se acrescenta um toque de cor. No entanto, isto não é suficiente para criar uma atmosfera agradável. Falamos-lhe mais sobre a cor no escritório neste outro post.
