A nossa secretária é um local onde a desordem se multiplica dia após dia. Seja em casa ou no nosso local de trabalho, a acumulação de papéis, material de escritório e outros objectos pessoais, causa frequentemente o caos que pode levar à perda de tempo, produtividade e mesmo stress. É por isso que neste tema gostaríamos de lhe dar algumas ideias sobre como organizar o seu escritório.
Porque é que é importante organizar a mesa de escritório?
Organizar a sua secretária é muito mais do que uma questão de libertar espaço ou de projectar uma boa imagem. Trata-se também de alcançar o equilíbrio emocional. A desordem contínua causa stress, fadiga e ocupa tempo. As pessoas que trabalham em ambientes desorganizados são mais propensos a sofrer de stress, depressão e fadiga, de acordo com estudos.
Além disso, a organização do escritório é um tópico fundamental, uma vez que também tem implicações para a nossa produtividade e desempenho.
Como arrumar a nossa mesa de escritório?
Para começar, é necessário escolher um método: que orientações vai seguir para estabelecer a ordem na sua secretária? Uma boa recomendação feita por muitos peritos é seguir o método 5S. Na Ofita, temos vindo a utilizá-lo há muitos anos nos nossos locais de trabalho, e a verdade é que os resultados são muito positivos.
Esta técnica japonesa, que foi implementada pela primeira vez pela empresa Toyota nos anos 60, consiste em estabelecer uma metodologia seguindo cinco etapas: classificar, ordenar, limpar, normalizar e manter a disciplina. Aplica-se a tudo. Também se aplica à organização do nosso escritório.
Comece por organizar a sua mesa de escritório a partir do zero. Deixe a secretária completamente limpa, e verá quanto espaço tem. E antes de avançar mais, defina onde vai colocar cada elemento, pensando sempre no seu conforto e adotando uma postura saudável enquanto trabalha. Por exemplo, evite colocar o ecrã a uma distância inferior a 40 cm.
Para um conforto visual ótimo deve colocar o ecrã a uma distância de 65-70 cm.
Ideias para organizar a sua mesa de escritório
Ordene as suas coisas por categorias e tente atribuir a cada categoria e a cada item um lugar específico.
Uma vez classificados todos os itens, e pensado onde vamos colocar cada categoria, é altura de verificar o nosso mobiliário de escritório.
Ter os sistemas de arquivo adequados é essencial para poder organizar o nosso escritório da forma correta, especialmente os blocos de gavetas ou arquivos pessoais.
As melhores gavetas e armários de arquivo para organizar a sua mesa de escritório
Em primeiro lugar, estes arquivos precisam de ser colocados num sítio onde seja fácil o seu alcance, de forma que não seja obrigado a adotar posturas dolorosas ou incorretas, sempre que precisar de aceder aos mesmos. Além disso, recomendamos que escolham arquivos anti-queda (arquivo que não permita a abertura de todas as gavetas, evitando assim o desequilíbrio do mobiliário e posterior queda) para a sua segurança. Encontrará na Ofita, blocos de arquivo eficientes e seguros, com qualidade esperada.
Uma opção muito útil para libertar a superfície de trabalho dos documentos e ao mesmo tempo ter todos os elementos arrumados no arquivo, é selecionar um modelo que tenha uma gaveta que inclua um tabuleiro organizador, e outro com gavetas para pastas, como o bloco da imagem à esquerda.
Se a sua secretária não tiver uma gaveta fixa, pode sempre optar por modelos com rodas que são muito úteis, como este carrinho da Ofita, que também é ideal para o escritório em casa devido ao seu design.
Trolley Ofita
É importante lembrar que o arquivo pessoal é apenas para documentos e pertences que utilizamos com muita frequência. Para aqueles que utiliza mais ocasionalmente, existem outros tipos de arquivos, tais como os arquivos departamentais.
Já temos um espaço para tudo, mas e os cabos? Quando há muitos dispositivos, é muito comum ver uma confusão de cabos emaranhados à volta da mesa.
Para evitar esta confusão, sugerimos mesas que têm soluções e espaços para alojar e canalizar os cabos dos diferentes dispositivos, tais como os que se encontram na Ofita.
Finalmente, gostaríamos de recordar a importância de normalizar e manter a disciplina, como indicado pelos 5S. Se separar e colocar as coisas continuamente no seu lugar, e organizar o seu escritório antes de começar o seu dia de trabalho, será muito mais fácil manter tudo arrumado no final do dia.
A organização do seu escritório irá ajudá-lo a trabalhar num ambiente mais saudável. Mas lembre-se que existem outros fatores que também afetam o seu conforto físico e emocional, tais como escolher uma boa cadeira de escritório ergonómica ou levantar-se de vez em quando e tirar mini-breaks, como recomendamos neste artigo
