A sala de reuniões perfeita é aquela que foi concebida para proporcionar ao cliente uma experiência WOW! com a nossa marca. Por outras palavras, deve impressioná-lo, tanto pela sua estética espetacular como pelas suas características tecnológicas, conforto e funcionalidade.
Quando se trata de organizar uma reunião bem sucedida, ter a sala de reuniões perfeita pode fazer uma grande diferença. A sala de reuniões perfeita não só deve ser um espaço físico adequado, como também deve cumprir determinados requisitos para garantir que o ambiente é propício a uma sessão de trabalho produtiva e eficaz. Eis algumas dicas úteis para escolher a sala de reuniões perfeita:
Dicas para escolher a sala de reuniões perfeita
Em primeiro lugar, é essencial que a sala de reuniões tenha uma ligação rápida e fiável à Internet para que todos os participantes possam aceder a qualquer material. Além disso, é importante ter a tecnologia incorporada no mobiliário, como as soluções propostas pela mesa iSurf, tanto para apresentações como para a comunicação à distância das pessoas que participam virtualmente. Por conseguinte, a sala de reuniões perfeita inclui videoconferência e monitores no local.
Um dos aspetos mais importantes é o facto de ser seguro para os seus utilizadores. É por esta razão que as cabines Vetrospace são frequentemente recomendadas. Quando as pessoas entram na cabine, o espaço já foi desinfetado automaticamente. O fluxo de ar é controlado de forma a que as partículas e gotículas transportadas pelo ar sejam movidas quase imediatamente, enquanto o ar purificado flui através do espaço.
Vetrospace
Além disso, todas as superfícies são continuamente desinfetadas, incluindo a proteção de vidro entre cada indivíduo, o que significa que a contaminação cruzada é drasticamente reduzida.
Outro requisito básico para uma sala de reuniões perfeita é o seu isolamento, com elementos que garantam a privacidade, como a oferecida pelas divisórias.
As divisórias de escritório (em vidro, material translúcido ou opaco, consoante as necessidades) que vão desde o teto até ao chão são ideais para separar os espaços coletivos das áreas de trabalho individuais. Desta forma, todos os trabalhadores, quer estejam reunidos ou concentrados nas suas tarefas, não se perturbam uns aos outros.
Reservar a sua sala de reuniões
Além disso, a dimensão da sala de reuniões deve ser adequada ao número de participantes. Se a sala for demasiado pequena, pode ser desconfortável, por outro lado se a sala for demasiado grande pode dificultar uma comunicação eficaz. Ao escolher a sala de reuniões perfeita, os sistemas de gestão e reserva de espaços de trabalho, como o Bookker, são muito úteis.
A localização da sala de reuniões também é de grande importância. Deve ser facilmente acessível a todos os participantes, de preferência num local central e com boas ligações.
Uma iluminação e ventilação adequadas são também importantes para criar um ambiente de trabalho confortável e produtivo. Escolha uma sala com boa iluminação natural ou com iluminação artificial adequada e certifique-se de que existe ventilação suficiente para evitar a sensação de ar estagnado.
O mobiliário de uma sala de reuniões perfeita deve ser ergonómico e confortável para os participantes, especialmente as cadeiras. Sem esquecer que o seu design é essencial neste tipo de espaço. Considere também a disposição do mobiliário, certificando-se de que todos os participantes têm uma visão clara e confortável da mesa principal, da apresentação e dos outros participantes.
Por último, se possível, escolha uma sala de reuniões que ofereça serviços adicionais, tais como catering, assistência técnica, espaço para descanso ou zona de café. Estes serviços podem tornar a experiência da reunião mais confortável e agradável para todos os participantes.
Recordamos que a sala de reuniões é um dos espaços incluídos no ebook da Ofita: “3×4 =12. A fórmula para os novos espaços de trabalho”. Este documento apresenta uma seleção dos doze espaços mais notáveis dos escritórios atuais.
Pode descarregar o livro eletrónico nesta ligação.
