Aumentar a produtividade no escritório é um dos maiores desafios que as empresas enfrentam atualmente, especialmente com as forças de trabalho a tornarem-se cada vez mais offshore.
Colaboradores felizes são colaboradores produtivos, o que é ótimo para o sucesso da empresa. Por isso, se quer colaboradores felizes, comece por repensar o seu escritório e adaptar o espaço de trabalho ao que os seus funcionários querem atualmente.
Todos queremos trabalhar num espaço que facilite o nosso dia a dia; que, quando queremos concentrar-nos, possamos estar sossegados e que, quando queremos ter uma conversa descontraída com outros colegas, possamos conversar numa zona mais informal, numa zona de assentos macios ou na cafetaria.
Os escritórios abertos dos últimos anos não geram colaboradores felizes. De facto, os estudos revelam um impacto negativo na produtividade. Por um lado, os escritórios em plano aberto geram inovação e colaboração, mas, por outro lado, são prejudiciais para o conforto e a produtividade dos funcionários. Então, como é que se consegue o melhor dos dois mundos na conceção de um escritório?
Escritórios híbridos e flexíveis para uma maior produtividade do escritório
A resposta está nos escritórios híbridos e flexíveis, entendidos como aqueles em que coexistem diferentes espaços, sejam eles privados, sociais, de lazer e relaxamento ou de inovação, e que facilitam diferentes dinâmicas de trabalho: individual, colaborativo, presencial e/ou remoto.
As perguntas a que a sua conceção deve responder são: O escritório é cómodo para os colaboradores e os níveis de ruído são adequados? A sua conceção motiva e inspira os colaboradores? Como é que se valoriza o espaço físico do escritório quando muitos colaboradores não querem ir ao escritório?
Por vezes, melhorar a felicidade dos colaboradores é tão simples como fornecer comodidades que lhes facilitem a vida, desde uma cadeira confortável a uma máquina de venda automática com alimentos saudáveis. Embora uma sala de lazer ou uma sala de ioga possam ser ótimos locais para os empregados socializarem com os colegas ou simplesmente relaxarem durante alguns minutos, não são as únicas coisas que as empresas podem fazer.
Como o design melhora a produtividade no escritório
Existem algumas melhorias na conceção do escritório que podem contribuir para a felicidade dos empregados e, assim, aumentar a produtividade no escritório.
Já não há dúvidas de que um espaço de trabalho adequado aumenta a funcionalidade e reduz os problemas de saúde devido a aspetos como a ergonomia, a iluminação, a temperatura, o ruído e a qualidade do ar.
Partilhamos aqui algumas orientações:
Diga sim à versatilidade instalando postos de trabalho ajustáveis, que se adaptam facilmente à posição desejada para que os colaboradores possam trabalhar de pé ou sentados.
Proporciona ao escritório a iluminação correta, tirando partido da luz natural para criar uma sensação de bem-estar. As divisórias de vidro, por exemplo, são recomendadas para esse efeito. Criam espaços dentro do espaço aberto para evitar interferências sonoras e privacidade, mas deixam entrar a luz natural.
Adaptar o escritório à tecnologia. Nos últimos anos, foram implementadas novas tecnologias que estão a mudar a forma como as empresas realizam o seu trabalho e que têm impacto na conceção dos espaços de trabalho. Por exemplo, já não são necessárias tantas salas de servidores para armazenar dados. Também não se pode pensar num escritório moderno hoje em dia sem incluir áreas com tecnologia para trabalho remoto de parte da equipa. Isto também significa que as empresas precisam de menos espaço, uma vez que alguns dos seus colaboradores trabalham a partir de casa.
As novas tecnologias também estão a mudar o mobiliário de escritório. Por exemplo, as secretárias eleváveis são uma tendência crescente.
Uma das consequências mais populares da tecnologia é o trabalho flexível. Isto significa que as pessoas podem trabalhar em horários e locais alternativos. Isto permite-lhes uma maior liberdade para trabalharem e viverem onde quiserem, acedendo e partilhando ficheiros a qualquer hora e em qualquer lugar.
Esta flexibilidade traduz-se num melhor equilíbrio entre a vida profissional e pessoal, o que lhes dá uma maior satisfação.
Evitar o ruído. O espaço em que o trabalho é efetuado deve ser, tanto quanto possível, isolado, livre de perturbações e de ruídos e com um nível sonoro contínuo tão baixo quanto possível. A produtividade cai mais de 65% numa sala cheia de ruído de fundo. Felizmente, existem atualmente muitas soluções no mercado que permitem criar espaços com isolamento acústico, como painéis de absorção de som ou cabines insonorizadas, um design muito moderno que transformou os espaços abertos.
Crie espaços de colaboração que ajudem os colaboradores a interagir uns com os outros e a serem mais produtivos, e quanto mais versáteis forem estes espaços, melhor, para que possam ser reconfigurados para diferentes utilizações e/ou números de pessoas.
Proporcionar áreas de descanso e/ou lazer onde se possa recarregar as baterias ou conversar com os colegas. Isto ajudará a manter os colaboradores motivados.
Mobilar o escritório com mobiliário ergonómico que garanta o conforto dos seus utilizadores e contribua, a partir da sua conceção, para criar espaços de trabalho mais saudáveis que melhorem a produtividade no escritório.
Não é qualquer mesa, cadeira ou candeeiro que serve. Não se esqueça da importância de um bom design, pois quanto mais bonito e agradável for o ambiente, melhor se sentirão os colaboradores e melhor será a imagem da empresa.
Promova o movimento e hábitos de trabalho saudáveis. Por vezes, o simples facto de se poder estar de pé e trabalhar ao mesmo tempo ajuda. Ou ter diferentes espaços dentro do escritório para que as pessoas se desloquem de um para outro durante o dia de trabalho e mudem frequentemente de postura.
Ligar o escritório à natureza e promova uma cultura sustentável, incorporando elementos como o design ecológico ou a biofilia na conceção e no equipamento do escritório.
Em suma, a conceção do escritório influencia a felicidade dos colaboradores… E colaboradores felizes são colaboradores mais produtivos.
