Aumentar la productividad en la oficina es uno de los grandes retos hoy de las empresas, especialmente con las plantillas cada día más deslocalizadas.
Los empleados felices son empleados productivos, y eso es excelente para el éxito del negocio. Así que si quieres trabajadores felices, empieza por re-imaginar tu oficina y por adaptar el espacio de trabajo a lo que quieren hoy tus colaboradores.
Todos queremos trabajar en un espacio que nos haga nuestro día a día más fácil; que cuando queremos estar concentrados nos de silencio y cuando queramos charlar distendidamente con otros compañeros podamos conversar en una zona más informal, en un área de soft seating o en la cafetería.
Las oficinas abiertas de años pasados no generan empleados felices. De hecho, los estudios muestran un impacto negativo en la productividad como resultado. Por un lado, las oficinas abiertas generan innovación y colaboración, pero, por otro lado, son perjudiciales para el confort de los empleados y su productividad. Entonces, ¿cómo se logra lo mejor de ambos mundos en el diseño de oficinas?
Oficinas híbridas y flexibles para mayor productividad en la oficina
La respuesta la encontramos en las oficinas híbridas y flexibles, entendidas como aquellas en las que conviven diferentes espacios, tanto áreas privadas, como sociales, de ocio y descanso o de innovación, y que facilitan las diferentes dinámicas de trabajo: individual, colaborativo, presencial y/o remoto.
Las preguntas que debe responder su diseño son: ¿Es conveniente la oficina para los empleados? ¿Son adecuados los niveles de ruido? Si no es así, ¿tienen algún lugar tranquilo donde puedan concentrarse? ¿Hay suficientes espacios donde puedan trabajar en colaboración con otros? ¿Su diseño motiva e inspira a los trabajadores? ¿Cómo potenciar el valor del espacio físico de la oficina cuando muchos empleados no quieren acudir a esta?
A veces, mejorar la felicidad de los empleados es tan simple como aportarle comodidades que hacen su vida más fácil, desde una silla cómoda hasta una máquina de vending con comida saludable. Si bien una sala recreativa o una de yoga pueden ser lugares excelentes lugar para que los empleados se relacionen con sus compañeros o simplemente se relajen por unos minutos, no son las únicas cosas que las empresas pueden hacer.
Cómo el diseño mejora la productividad en la oficina
Existen algunas mejoras en el diseño de la oficina que pueden contribuir a la felicidad de los empleados y así aumentar la productividad en la oficina.
Lo que ya nadie pone en duda es que un espacio de trabajo adecuado supone un incremento en la funcionalidad y reduce los problemas de salud debido a aspectos tales como la ergonomía, la iluminación, la temperatura, el ruido o la calidad del aire.
Aquí compartimos algunas pautas:
Di sí a la versatilidad, instalando puestos de trabajo regulables, que se adapten fácilmente a la posición deseada para que los trabajadores puedan trabajar de pie o sentados.
Proporciona a la oficina la iluminación adecuada, aprovechando la luz natural para crear una sensación de bienestar. Para ello, son recomendables, por ejemplo, las mamparas divisorias de cristal. Generan espacios dentro del open space para evitar la interferencia de ruidos, y tener privacidad, pero dejan pasar la luz natural.
Adapta la oficina a la tecnología. En los últimos años, se han implementado nuevas tecnologías que están cambiando la forma en que las empresas llevan a cabo su trabajo, y que impactan en el diseño de los espacios de trabajo. Por ejemplo, ya no son necesarias tantas salas con servidores para almacenar los datos. Tampoco se puede pensar hoy en una oficina moderna sin incluir áreas con tecnología para el trabajo en remoto de parte del equipo. Esto significa también que las empresas necesitan menos espacio, puesto que tienen a parte de la plantilla trabajando desde casa.
También hay nuevas tecnologías que están cambiando el mobiliario de oficina. Por ejemplo, las mesas elevables son una tendencia en alza.
Una de las consecuencias más populares de la tecnología es el trabajo flexible. Esto significa que las personas pueden trabajar a horas alternativas y en lugares alternativos. Esto les permite una mayor libertad para trabajar y vivir donde quieran, accediendo y compartiendo archivos a cualquier hora y en cualquier lugar.
Esta flexibilidad se traduce en un mayor equilibrio entre trabajo y vida personal, lo que les da mayor satisfacción.
Evita el ruido. El espacio en el que se desarrolle el trabajo debe estar aislado en la medida de lo posible, sin molestias ni ruidos y con nivel sonoro continuo lo más bajo posible. La productividad cae hasta más de un 65 % en una habitación llena de ruido de fondo. Afortunadamente, ahora hay muchas soluciones en el mercado que permiten crear espacios aislados del ruido, como los paneles fonoabsorbentes o las cabinas insonorizadas, un diseño muy actual que ha transformado los open space.
Crea espacios destinados a la colaboración que ayuden a los empleados a interactuar entre sí y ser más productivos, y cuanto más versátiles sean estos espacios mejor, para que puedan reconfigurarse para distintos usos y/o número de personas.
Proporciona zonas de descanso y/o ocio donde podáis recargar baterías o charlar con compañeros. Esto ayudará a mantener motivadas a las plantillas.
Amuebla la oficina con mobiliario ergonómico, que asegure el confort de sus usuarios y contribuya desde su diseño a crear espacios de trabajo más saludables, que mejoran la productividad en la oficina.
No valen cualquier mesa, silla o lámpara. No olvides la importancia de un buen diseño, puesto que cuanto más bonito sea un entorno, mejor se sentirán los empleados y mejor será la imagen de la empresa.
Promueve el movimiento y los hábitos saludables de los empleados. A veces, el simple hecho de poder estar de pie y trabajar simultáneamente ayuda. O contar con diferentes espacios dentro de la oficina para que las personas se desplacen de uno a otro durante su jornada laboral, y cambien de postura con frecuencia.
Conecta la oficina con la naturaleza, y promueve una cultura sostenible, incorporando elementos como el ecodiseño o la biofilia en el diseño y equipamiento de la oficina.
En definitiva, el diseño de la oficina influye en la felicidad de los empleados… Y, empleados felices, empleados más productivos.
