Um layout do escritório optimizado aumenta a produtividade e contribui para um aumento da eficiência das actividades da organização. Proporciona aos gestores e ao pessoal o espaço certo para desempenharem as suas funções de uma forma eficiente e ao mesmo tempo saudável.
Se aproveitarmos ao máximo o espaço do nosso escritório e fizermos uma distribuição correcta do mobiliário, a produtividade e o bem-estar dos funcionários melhorará, e também a imagem de marca será reforçada.
Por conseguinte, uma boa disposição do escritório está a tornar-se cada vez mais uma necessidade, também nas pequenas empresas e no escritório em casa. Hoje vamos analisar algumas orientações que o podem ajudar quando decidir sobre o layout do seu escritório.
Layout do escritório, evolução e alguns exemplos
Tem vindo a mudar à medida que as empresas têm vindo a transformar as suas formas de trabalho e a tecnologia tem vindo a tornar-se cada vez mais importante.
Como já mencionámos em artigos anteriores, a actual disposição dos escritórios, onde prevalecem os espaços colaborativos e partilhados, nada tem a ver com os escritórios cheios de cubículos dos anos 80 ou com os primeiros escritórios modernos com as suas infinitas filas de secretárias.
Desde os primórdios do escritório moderno, até aos actuais onde a interacção e a criatividade são encorajadas, muito do design já passou.
A mudança da máquina de escrever ruidosa para o computador de secretária significou que os cubículos deram lugar ao escritório em open-plan, com o objectivo de encorajar reuniões pessoais. As empresas procuraram então novos espaços onde as pessoas se pudessem encontrar, razão pela qual os espaços informais são hoje tão importantes.
Escritórios da EDP – Oviedo. Mobiliário: Ofita
Layout moderno do escritório
O layout moderno do escritório que mais corresponde aos modos de trabalho e culturas empresariais actuais é aquele que favorece a interacção. Uma que analisa os diferentes perfis e actividades que têm lugar num escritório e lhes responde com uma disposição apropriada.
Mobiliário: Forthink
Respondendo ao conceito de “Um espaço para cada função”, os modernos layouts de escritório combinam agora áreas abertas e privadas, postos de trabalho individuais com os concebidos para o trabalho em equipa, salas de reunião formais com agoras mais informais, e assim por diante.
Ao contrário dos escritórios das décadas anteriores, o escritório hoje em dia não é uma paisagem única e homogénea; ambientes diferentes coexistem agora. Por exemplo, após um dia difícil, precisamos de poder tomar um café ou simplesmente relaxar durante alguns minutos numa área apropriada. Neste tipo de espaço, as áreas de descanso são essenciais.
Algumas dicas para layouts de escritório modernos
Um layout correcto do escritório analisa também uma série de outros factores, tais como a relação entre pessoas do mesmo departamento e entre as diferentes equipas da empresa, as exigências ergonómicas de cada cargo ou as necessidades de arquivo de cada pessoa e de cada departamento. É também importante estudar as rotas e assegurar que o maior número possível de pessoas tenha acesso à luz natural. Uma boa disposição atinge este objectivo graças à disposição correcta das divisórias e painéis que nos ajudam neste desafio. Por exemplo, a procura de mais luz e interacção limitou a utilização de painéis superiores a 120 cm e reforçou a tendência para painéis transparentes ou translúcidos.
Então o que temos de considerar para a disposição do escritório moderno e dos seus espaços?
- Mesmo que trabalhe num conceito de open space ou numa secretária partilhada, providencie algum espaço para isolamento ou para fazer chamadas ou videochamadas com alguma privacidade.
- Procure flexibilidade, ou seja, o espaço pode ser reconfigurado. Uma opção perfeita são os elementos móveis de mobiliário, como os da gama Forthink do Ofita (foto): painéis, bancadas… que lhe permitem transformar o espaço.
- Seleccione tabelas de dimensões de acordo com as necessidades do seu trabalho.
- Localizar áreas de trabalho para que a luz natural passe por cima do ombro esquerdo de cada pessoa.
- Localizar estações de trabalho que estejam em contacto frequente com clientes e/ou fornecedores em áreas acessíveis, por exemplo, perto da área de recepção.
- Quando é necessário isolar espaços, se o escritório for pequeno, utilizar de preferência painéis de vidro transparentes, que permitam uma boa iluminação.
- Conceber algum espaço para relaxamento ou reuniões mais informais.
Como um bom fato, o escritório tem de ser feito à medida
Qual é o melhor layout de escritório? Como um bom fato, o escritório tem de ser feito à medida e à imagem de cada empresa. É importante conhecer a identidade e os valores da organização, a sua história, actividade, desafios e finalidade. É também essencial conhecer o seu povo.
Há escritórios pequenos, grandes, colaborativos, abertos, fechados… Cada um precisa de um design diferente. Por exemplo, provavelmente num escritório de advogados, com documentos confidenciais, é aconselhável optar por um layout fechado com escritórios onde o advogado possa atender os seus clientes.
Disposição das secretárias de escritório
Dependerá do tipo de trabalho. Por exemplo, quando uma equipa trabalha de forma transparente e aberta, as mesas de bancada (como na imagem) são uma opção muito boa, pois facilitam a colaboração entre as pessoas.
Quando a estação de trabalho requer muita concentração ao longo do dia, é melhor optar por uma secretária com painéis que nos isolam do resto; as secretárias em forma de L são perfeitas para pequenos escritórios, pois permitem-nos ter muito espaço para os nossos documentos e capacidade de arquivo na parte inferior da secretária.
As configurações em forma de trevo (por exemplo, ligadas a outras como na imagem) permitem-nos trabalhar fluidamente com os nossos colaboradores mais próximos e ao mesmo tempo interagir com outros.
Escritórios Roche Gis – Madrid. Mobiliário: Ofita.
Em alguns espaços, a melhor solução para o mobiliário é ser móvel e reconfigurável de acordo com a utilização e o número de pessoas, como por exemplo nas salas de formação.
Ao planear o layout do escritório, seleccionar o mobiliário apropriado para tornar as pessoas confortáveis. É portanto essencial considerar a ergonomia da estação de trabalho. Ao comprar mobiliário, dar prioridade ao conforto, saúde e segurança, o que não tem de estar em desacordo com um design funcional e espectacular.
Naturalmente, não podemos deixar de mencionar o escritório em casa. A disposição dos escritórios em casa também é importante, e não apenas qualquer lugar o fará. Além disso, é muito importante escolher o mobiliário certo, como detalhamos neste outro posto.
