Existen varios momentos en los que es necesario crear y desarrollar un nuevo diseño de oficina. Algunos de estos factores que motivan un cambio pueden ser la puesta en marcha de un proyecto, la renovación del que existe en la actualidad, una ampliación de la estructura organizativa, la adquisición de una nueva propiedad, la transición de una empresa a la digitalización… Es entonces cuando se plantea el dilema. ¿Cómo diseñamos la nueva oficina? Hoy vamos a recopilar estas claves y vamos a resumirlas en 7 consejos para diseñar tu nueva oficina.
Espacios que se adapten a las necesidades del trabajo
Hace unos meses, en Ofita presentamos el estudio More Than One, que analiza y destaca las principales características de un espacio de trabajo en la actualidad. Este estudio se basa en cómo debe ser la oficina del futuro, poniendo el foco en el aumento de la productividad e integrando en los espacios de trabajo la tecnología y la innovación.
En este sentido, es indispensable adecuar las distintas zonas de una oficina a las necesidades directas del propio trabajo y combinar las distintas tipologías de puestos que conviven. No es lo mismo diseñar una oficina con una tipología de puestos que otra, y resulta crucial realizar un estudio previo de estas necesidades y características puntuales de cada puesto de trabajo. Serán, por tanto, la actividad propia de cada equipo, su dinámica de comunicación, su flujo de trabajo diario… los que determinen la disposición de un mobiliario o las prestaciones que éste ofrece.
Otra premisa básica es potenciar la comunicación como una de las claves de toda oficina. Un espacio en el que se fomente la conectividad, en el que todos los empleados puedan comunicarse de forma abierta según sus necesidades, con los recursos necesarios para facilitar y optimizar esa comunicación, aumenta directamente la productividad del negocio y la satisfacción de sus trabajadores.
7 claves en el diseño de la nueva oficina
Sobre estas ideas, lanzamos 7 consejos para diseñar la oficina:
- El mobiliario elegido debe ser personalizado:
El tipo de muebles que se introduzca en el nuevo espacio de trabajo tiene que ir en consonancia con la actividad que se desarrolla en él. El diseño debe estar personalizado y debe ser resultado del análisis y valoración de estas necesidades. Además, debe transmitir esos valores de la empresa, estar alineado con su imagen corporativa e incorporar la tecnología en todos los procesos posibles.
- Es necesario apostar por la comodidad y la humanización:
Tanto las sillas como las mesas u otros elementos que se utilicen a diario por los trabajadores, deben inspirar y ofrecer comodidad. Dedicamos un tercio de nuestras vidas al trabajo, por lo que lo mínimo que podemos pedir es que ese tiempo lo pasemos de forma satisfactoria y cómoda. En este sentido, es bueno apostar por sillas ergonómicas, mesas que permitan el uso cómodo de un ordenador, zonas informales en las que pasemos tiempo de distensión y otros elementos que nos permitan sentirnos a gusto. El empleado se convierte en el centro del proyecto del diseño.
- Invertir en una buena iluminación es importante:
No sólo repercute en el trabajo sino también en el propio estado de ánimo de los trabajadores. Aunque la luz ideal es la natural, que se consigue con grandes ventanales y una buena distribución, algunos elementos de iluminación artificial están muy conseguidos y otorgan un gran clima a los espacios cerrados.
- La distribución del espacio ha de realizarse de forma operativa:
Como hemos comentado, es importante que el espacio esté bien dividido en función del tipo de trabajo que se realiza en él. No es positivo que el despacho de un jefe esté vacío el 80% de la jornada laboral, o que una sala de reuniones se utilice solamente una vez a la semana. Con espacios multidisciplinares, paneles móviles, mamparas, zonas comunes y espacios abiertos, se consigue optimizar estas zonas y permitir que su uso se amortice en función de las necesidades.
- Los colores evocan sensaciones:
Dentro de la línea corporativa de la empresa y siempre siguiendo la identidad visual, es mejor elegir tonos acordes a las sensaciones que se desee transmitir. Los colores suaves aportan tranquilidad, relajación y satisfacción para trabajar. Los colores más intensos como rojos, naranjas… se relacionan con el movimiento y el estrés, el ruido, el dinamismo. Y hay otros colores que fomentan la imaginación, como el morado o el verde. La oficina es el elemento de transmisión de la marca corporativa.
- Los espacios versátiles fomentan la productividad:
El trabajo flexible y los espacios que lo facilitan son los mejores aliados de la productividad. Una zona de oficina debe ser versátil y potenciar la posibilidad de adaptar el puesto de trabajo, fomentar la comunicación cuando sea necesario y la movilidad. Los open spaces deben integrar esos espacios flexibles en combinación con áreas para la privacidad.
- Los espacios colaborativos complementan el buen diseño de la oficina:
Los espacios colaborativos cobran cada vez más protagonismo en las oficinas. Suponen un 30% del espacio según el estudio More than one y el futuro pasa por integrarlos en las zonas de trabajo. Gran parte del tiempo de trabajo es en común con otros compañeros, en reuniones improvisadas u organizadas, en equipos de dos o diez personas. Es imprescindible responder a estas necesidades y crear una oficina que resuelva estas funcionalidades, la oficina del futuro.
Con estas premisas y siguiendo esta filosofía, el diseño de la nueva oficina responderá a las claves de los nuevos espacios de trabajo, siempre en pro de una mayor productividad y satisfacción de los empleados. Como consecuencia, generará más beneficios directos a nuestra empresa.
