Mantener los documentos de una empresa bien ordenados para una sencilla localización y acceso es esencial para poder funcionar de forma correcta y eficiente. Conscientes de este reto, en OFITA contamos con una amplia selección de muebles de oficina destinados al archivo y custodia de registros.
Si nuestra empresa genera un volumen más o menos importante de documentos en soporte físico, es fundamental planificar su almacenaje desde el propio planteamiento del diseño de las oficinas. Es importante porque, a la larga, nos ahorrará tiempo, dinero y quebraderos de cabeza a la hora de guardar los documentos de forma lógica, con el fin de localizarlos fácilmente cuando sea necesario.
Criterios
El primer paso para mantener el orden de nuestros archivos será el de establecer un criterio de organización y clasificación de los documentos que se generan en la empresa y que deben ser conservados: contratos de nuestros trabajadores, de los clientes, pasando por facturas, nóminas o cualquier otro tipo de documentación administrativa u operativa.
Distribución
Una vez establecidas estas pautas habrá que plantear su distribución según los departamentos que puedan precisar de ellos o que sean generadores de documentos. Por ejemplo, los contratos o los relativos a empleados, deberán estar en el espacio donde se encuentre el departamento de recursos humanos o en un lugar cercano, ya que son ellos quienes crearán y darán uso a este tipo de materiales.
Tipo de mobiliario
Elegido el sistema de archivo de los documentos y los emplazamientos que deben tener, hay que definir qué tipo de mobiliario es el adecuado para custodiarlos. Si se trata de documentos poco sensibles, podrán estar en estanterías abiertas o en muebles con puertas sin cerradura, en caso de que prefiramos que queden ocultos a la vista para dar una sensación de mayor orden y limpieza en el espacio de trabajo. En caso de tratarse de archivos más sensibles, será preferible elegir modelos cerrados y con cerradura.
En caso de elegir armarios con puertas o cajoneras, podemos seleccionar modelos versátiles como el sistema de archivo modulable Chess, que ofrece una gran variedad de posibilidades de combinación con puertas o cajones y diferentes acabados. Otra opción más recogida, ideal para archivar con carpetas y óptima para ubicar bajo las mesas de trabajo, es el caso del bloque universal: cuenta con una gaveta de archivo con soporte para carpetas suspendidas, además de una cerradura que permite una mayor seguridad a los documentos más sensibles.
Si las soluciones que te hemos presentado se quedan pequeñas para tu negocio contamos con Ofita-Block, la mejor opción para optimizar el espacio de nuestro archivo corporativo. Gracias a él podrás rentabilizar hasta en un 100% la capacidad de almacenaje respecto a las estanterías tradicionales.
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