Consejos y normas para convivir en un open space

Cada vez es más frecuente que las compañías opten por oficinas abiertas, open space, en las que todos conviven, hablan y trabajan. El concepto tradicional de oficina articulado en torno a despachos ha quedado ya obsoleto.

Sin duda, el sistema de las oficinas open space o es positivo para la organización porque favorece el intercambio de ideas y la colaboración.  Promueve las relaciones interpersonales, y esa socialización es beneficiosa tanto a nivel personal como colectivo. Este tipo de espacio fue creado hace décadas con el objetivo de facilitar la comunicación y romper barreras jerárquicas para impulsar culturas corporativas horizontales y más transparentes.

Un espacio para cada actividad junto al open space

Ahora bien, además de ventajas en términos de optimización y productividad, el open space plantea también interrogantes o desventajas, principalmente en tres aspectos que las empresas deben gestionar adecuadamente: ¿Qué pasa si lo que necesito es silencio y tranquilidad para poder trabajar?  ¿Por qué tengo que cambiar mi forma de trabajar? Y ¿Por qué tengo que soportar continuamente las interrupciones de mis compañeros?

En respuesta  a la primera cuestión, en este blog ya hemos subrayado en varias ocasiones la necesidad de que junto al open space convivan diferentes tipologías de espacios -individuales y colectivos; privados y compartidos- de tal manera que podamos realizar cada actividad en el espacio adecuado y con las mejores condiciones posibles.

Por ejemplo, una alternativa son las “salas de silencio” o “espacios de concentración”. Es decir aquellas zonas donde podemos concentrarnos para realizar nuestro trabajo. A estas salas se suele acceder sin dispositivos/elementos que generen ruido y en su interior se respetan unas normas básicas de silencio.

EDP Oviedo

Trabajar en un open space, un cambio cultural 

En una nueva oficina proyectada según los parámetros actuales de diseño, los empleados disfrutarán de un espacio de mayor calidad, con mayor flexibilidad y con diferentes ambientes para compartir experiencias, ideas y momentos con sus compañeros. Ahora bien, antes del traslado habitualmente surge la segunda cuestión planteada, “¿por qué tengo que cambiar mi forma de trabajar?”. Estamos hablando de Cambio Cultural.

La implantación de nuevas formas de organización, tecnologías o espacios supone hacer frente a un cierto espíritu de rechazo al cambio. Por ello, en la fase de implantación de una oficina es de vital importancia, un sólido programa de gestión del cambio. Principalmente para ayudar a los trabajadores a entender los motivos de este nuevo concepto de oficina y mostrarles los beneficios asociados a este cambio, tanto para ellos individualmente como para toda la organización. 

Sede Savills Aguirre Newman Madrid

Reglas de convivencia en el open space

El open space está mucho más alineado con las nuevas generaciones y las nuevas culturas empresariales que las oficinas tradicionales, pero sin reglas claras que ordenen la convivencia, lejos de promover la colaboración, puede generar un ambiente incómodo para todos. En las relaciones del día a día surge la tercera desventaja referida.

La regla fundamental de toda convivencia es el respeto. Para lograr una sana convivencia en la oficina es fundamental comprender que algunas prácticas pueden molestar a nuestros compañeros. Algunos consejos que nos ayudarán a evitarlas:

• La mesa de trabajo –sea asignada o no territorial- no es un lugar de reunión. Para trabajar en equipo, existen otros espacios en la oficina.
• Elige el espacio colaborativo más adecuado, según el número de usuarios, el nivel de privacidad y su duración. En este sentido, por ejemplo, mantener reuniones de más de 4 personas en espacios abiertos próximos a los puestos de trabajo puede molestar al resto de las personas. Utiliza mejor salas cerradas. 
• Las salas se deben dejar siempre recogidas y ordenadas. Como te gustaría encontrarlas.
• Modera el volumen de tu voz en tu puesto de trabajo; recuerda que no estás solo en ese espacio. En tu puesto, pon el móvil en silencio, y usa los auriculares para hablar por teléfono. Para hacer llamadas largas utiliza espacios adecuados que no molesten a tus compañeros, como los phone booth por ejemplo. Para hablar en un ambiente distendido con tus compañeros y/o colaboradores utiliza las zonas informales.
• No hagas un uso indebido de los diferentes espacios, especialmente de aquellos que necesitan reserva, como las salas de reunión. Reserva una sala sólo cuando realmente la necesites para mantener un encuentro con otras personas con cierta privacidad. De lo contrario, impedirás que otros compañeros que realmente la necesiten puedan utilizarla.
• Las mesas operativas no son para comer. Evita el olor a comida en el espacio de trabajo. Dispones para comer de diferentes espacios en la oficina, como el office. Además, salir del puesto de trabajo y desplazarte a otra zona para almorzar es muy saludable.

En la oficina, muévete y cambia de postura frecuentemente, y para ello tienes la opción de utilizar los diferentes espacios según la actividad que realices en cada momento. Si dispones de mesas de altura regulable, como Multilevel de Ofita, alterna el trabajar sentado y de pie siempre que sea posible.

• El orden y limpieza en el puesto de trabajo es importante, principalmente cuando en el open space ya no hay puestos asignados y cualquier persona puede ocupar una mesa. Deja la mesa en perfecto estado cuando finalices.
• Cada uno de nuestros actos afectan al bienestar de nuestros compañeros y al Medio Ambiente:

• • • Aprovecha la luz natural al máximo y apaga las luces y los equipos cuando ya no sean necesarias Asegúrate de que las salas queden apagadas cuando te marches.
    • Las puertas y ventanas deben permanecer cerradas siempre que la climatización esté funcionando.
    • Evita el uso del papel cuando sea posible, optando por el formato digital, y en lo posible por el papel reciclado y reutilizado.
    • Evita imprimir documentos  innecesarios.
    •  Utiliza de manera responsable el material de oficina y los consumibles, y  empléalos, en lo posible, hasta el final de su vida.
    •  Separa correctamente los residuos en los contenedores adecuados (orgánico  / envases / vidrio / papel y cartón  / pilas).
    • Separa los clips, grapas y elementos metálicos del papel, antes de reciclarlo.
    • Cada gota de agua cuenta. Utiliza las fuentes de agua y grifos de forma responsable.

Son sencillos consejos para una buena convivencia en la oficina.

Descubre más acerca de las open space.