Oficinas abiertas vs cerradas. La guerra del diseño continua. Tras años de debate, los dos conceptos tienen tanto defensores como detractores. En la búsqueda constante de optimizar el ambiente laboral, las empresas han explorado diversas configuraciones de espacio de trabajo a lo largo de los años. Hace tiempo, se implantó el modelo de oficinas abiertas, según diseño en open plan. El modelo de despachos cerrados que había primado hasta entonces quedó obsoleto. De esta forma, se eliminaban las jerarquías entre jefes y empleados para fomentar el trabajo en equipo en espacios diáfanos a la vista del resto. Pero cuando el open space parecía que había llegado para quedarse, parece que muchas empresas y profesionales de la arquitectura corporativa nadan en dirección contraria. De hecho, más de dos tercios de los empleados estadounidenses están descontentos con los niveles de ruido en el trabajo y el 53% dice que otras personas los molestan cuando tratan de concentrarse, según un estudio realizado por Gensler.
Oficinas abiertas, mucho más que tirar paredes
Una oficina abierta, también conocida como espacio de trabajo abierto u open space en inglés, es un diseño de espacio de trabajo en el que no existen divisiones físicas permanentes entre los diferentes puestos de trabajo o áreas de trabajo. En lugar de utilizar paredes o cubículos para separar a los empleados, las oficinas abiertas suelen consistir en un área grande y compartida donde todos los miembros del equipo trabajan juntos.
En este tipo de configuración, los empleados pueden encontrarse en mesas individuales o en mesas compartidas, pero el espacio en sí no está dividido por particiones sólidas. Esto crea un ambiente de trabajo más fluido y colaborativo, donde los empleados tienen fácil acceso a sus compañeros de equipo y pueden comunicarse de manera más directa.
Las oficinas abiertas no consisten solo en derribar las paredes. Escenifican y favorecen una cultura y una manera de trabajar diferentes; más colaborativa, horizontal, transparente y sin jerarquías. En realidad, nos habla de espacios compartidos y no asignados de manera fija. Con el objetivo de favorecer la interacción entre personas.
El diseño de oficinas abiertas requiere de una mentalidad abierta y de una cultura flexible para dar a los trabajadores por ejemplo la posibilidad de que determinados trabajos, que posiblemente requieran de una mayor concentración, sean realizados fuera de la oficina.
Forthink de Ofita.
Ventajas de las oficinas abiertas
Aunque han sido objeto de críticas en algunos círculos, las oficinas abiertas tienen una serie de ventajas que merecen ser destacadas. Veamos algunas de estas ventajas para entender mejor cómo pueden contribuir al éxito de una empresa.
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Fomentan la colaboración y la comunicación: Uno de los beneficios más evidentes de las oficinas abiertas es su capacidad para fomentar la colaboración entre los empleados. Al eliminar las barreras físicas, se facilita la interacción informal, lo que puede conducir a un intercambio más fluido de ideas y a una mayor comunicación entre los miembros del equipo.
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Promueven un sentido de comunidad: Las oficinas abiertas pueden ayudar a crear un sentido de comunidad entre los empleados al reunir a personas de diferentes departamentos y niveles jerárquicos en un mismo espacio. Esto puede fomentar un ambiente de trabajo más inclusivo y cohesionado, donde los empleados se sientan parte de algo más grande que ellos mismos.
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Facilitan la supervisión y la colaboración de los líderes: Para los líderes y gerentes, las oficinas abiertas ofrecen la ventaja de una supervisión más fácil y directa de sus equipos. Al tener una visión clara de la disposición del espacio y poder interactuar de manera más cercana con los empleados, los líderes pueden monitorear el progreso de los proyectos y brindar apoyo cuando sea necesario.
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Fomentan la creatividad y la innovación: Al proporcionar un entorno más dinámico y abierto, las oficinas abiertas pueden estimular la creatividad y la innovación. La exposición a diferentes perspectivas y la oportunidad de participar en conversaciones espontáneas pueden inspirar nuevas ideas y soluciones a los desafíos comerciales.
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Son más flexibles y adaptables: Las oficinas abiertas suelen ser más flexibles en términos de diseño y disposición del espacio, lo que permite una adaptación más fácil a las necesidades cambiantes de la empresa. Esto es especialmente beneficioso en entornos empresariales que experimentan un crecimiento rápido o cambios frecuentes en la estructura organizativa.
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Ahorran espacio y costos: Desde una perspectiva económica, las oficinas abiertas pueden ser más rentables que los diseños tradicionales de cubículos o espacios de oficina cerrados. Al maximizar el uso del espacio y reducir la necesidad de paredes y divisiones, las empresas pueden ahorrar en costos de construcción y mantenimiento a largo plazo.
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Mejoran la salud y el bienestar: Aunque puede haber preocupaciones sobre el ruido y la falta de privacidad en las oficinas abiertas, también hay evidencia que sugiere que este tipo de entorno puede tener beneficios para la salud y el bienestar de los empleados. La mayor interacción social y la sensación de pertenencia a una comunidad pueden contribuir a reducir el estrés y mejorar el estado de ánimo en general.
Oficinas abiertas vs oficinas cerradas
Las oficinas abiertas son indudablemente un modelo útil, como hemos visto en el epígrafe anterior: permiten ahorros de espacio, mayor comunicación, más intercambio de ideas y favorecen el conocimiento compartido. Sin embargo, muchas suelen originar problemas que causan rechazo en las plantillas de las empresas. Hasta el punto de echar de menos sus antiguas oficinas cerradas.
Puede que las oficinas abiertas sean el mejor escaparate de una empresa moderna y el mejor diseño para fomentar el trabajo colaborativo, pero no son las que mejor favorecen la concentración y, por tanto, la productividad. Las constantes llamadas de teléfono, las conversaciones de los compañeros, etc. Todo ello provoca constantes distracciones que impiden crear un ambiente de concentración donde el trabajador pueda dar lo mejor de sí mismo.
El ruido constante es una de las molestias inevitables en los diseños abiertos, especialmente con el aumento de las videoconferencias, y cada vez más hay más personas que se desmotivan con las distracciones de las oficinas diseñadas en open space. Sin duda, la colaboración es fundamental en las formas de trabajar actuales, pero el exceso de contacto también puede reducir considerablemente la productividad y el bienestar de las personas. Una solución a este problema es diseñar espacios de trabajo que encuentren el equilibrio entre la necesidad de interacción entre compañeros y los momentos de silencio para concentrarse, o para simplemente hacer una llamada telefónica personal. Con este fin, cada día más empresas han empezado a incluir cabinas insonorizadas, divisorias fonoabsorbentes y áreas más privadas en las oficinas abiertas, como en esta imagen del sistema Forthink de Ofita.
Forthink de Ofita
Cabinas insonorizadas para los momentos privados
Las cabinas insonorizadas para concentrarse proporcionan la privacidad necesaria para aquellos trabajadores que necesitan aislarse de los teléfonos y el ruido.
Algunas de estas cabinas privadas incluyen cómodos sofás y pueden ser compartidas por varios para el trabajo en equipo. Ahora bien, la pandemia ha hecho que muchas empresas se planteen la seguridad de este tipo de espacio tan cerrado.
Desde Ofita proponemos una solución innovadora y muy segura: las cabinas Vetrospace, tanto para uso individual como para el trabajo en equipo. Estas cabinas acústicas cuentan con propiedades viricidas y antibacterianas, como contábamos en este otro artículo.
Lo que ya nadie pone en duda es que cuando la gente se encuentra en un ambiente compartido y abierto, el espacio no funcionará si las empresas no proporcionan privacidad a sus empleados para determinados trabajos o momentos. Por ello, el open space funciona cuando convive con una amplia tipología de diferentes espacios para usos y necesidades distintas.
Dos tipos de oficinas abiertas
Por lo tanto, podemos hablar de dos tipos de oficinas abiertas: el modelo open plan total, es decir, un diseño totalmente abierto y compartido, y las oficinas mixtas, cada día con más seguidores debido a su versatilidad. Estas tienen áreas abiertas para el equipo y espacios a puerta cerrada para momentos o trabajos muy puntuales. Por ejemplo: oficinas para reuniones o área de llamadas. Son las “áreas azules”, como las llamamos en Ofita; son los espacios diseñados para el trabajo más concentrado y aquellos que más silencio ambiental requieren. Estos espacios son por ejemplo la Biblioteca, las cabinas y la sala wellness.
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