La oficina digital y los nuevos modelos de trabajo flexible están cambiando profundamente el modo en el que trabajamos. La crisis sanitaria y, principalmente la necesidad de incorporar el teletrabajo a raíz de los confinamientos, ha acelerado la incorporación de tecnologías como las herramientas colaborativas online, las aplicaciones en la nube o las videoconferencias.
Oficina digital, el tercer pilar del trabajo flexible
La gran pregunta es: ¿tiene sentido una oficina tal y como la conocemos hasta ahora? Probablemente no. En anteriores artículos de este blog, hemos hablado de cómo serán las oficinas post-covid para alinearse con eficacia a los cambios que se están produciendo en el ámbito laboral.
Hemos hablado también en varias ocasiones de que los nuevos modelos flexibles requieren una nueva cultura corporativa. El tercer pilar para la eficacia de las nuevas dinámicas de trabajo flexibles es la transformación digital de las organizaciones.
La oficina digital permite que las personas tengan acceso al trabajo en cualquier momento del día y lugar, gracias a herramientas para la comunicación remota como Skype o Microsoft Teams, por ejemplo, a otras para el trabajo compartido como Asana o Trello, o a las redes sociales corporativas, las apps de comunicación interna y los chats.
Las redes sociales corporativas, como Yammer, Google Suite o Slack, por ejemplo, permiten fórmulas de colaboración más sociales dentro de las empresas, una mayor circulación de conocimiento y especialmente crean una conexión con la marca y entre los compañeros.
La oficina digital es una nueva forma de trabajar
¿Qué necesitamos para establecer este cambio en las organizaciones? ¿Sólo internet y un portátil? Digitalizar la organización no consiste solo en introducir herramientas tecnológicas. La digitalización de las oficina conlleva una nueva forma de trabajar y también cambios en el entorno laboral.
Por ello, solo un proceso de transformación basado en una estrategia digital permite obtener los resultados esperados en términos de productividad y agilidad.
¿Cuáles son las ventajas de una oficina digital?
- Facilita los modelos de trabajo flexibles y la movilidad de las plantillas.
- Mejora la comunicación interna, y genera una colaboración entre empleados más fluida.
- Conciliación vida personal /profesional. Una oficina digital ofrece a sus empleados la libertad de elegir el lugar del trabajo.
- Facilita el acceso al conocimiento, que es compartido por todos.
- La oficina digital es la oficina sin papeles. Los empleados pueden acceder desde cualquier lugar a todos los documentos, archivos y herramientas. La información se almacena y organiza electrónicamente, y es fácilmente recuperable. Esto se traduce en beneficios en términos de reducción de espacio físico, optimización de los flujos de trabajo así como en el ahorro en costes de envío.
- Mejora el servicio al cliente y la experiencia del usuario: desde la digitalización de contactos hasta la automatización de eventos. Por ejemplo, el pago de facturas, las comunicaciones personalizadas o el ser capaces de predecir sus comportamientos gracias al Big Data.
- Automatiza procesos que hace unos años eran exclusivamente manuales, como la gestión de stock o el control financiero, con programas informáticos especializados que reducen significativamente del volumen de trabajo en las oficinas.
- Derivado del punto anterior, los empleados pueden dedicar más tiempo a realizar trabajos más creativos y/o estratégicos, de negocio, dejando las tareas más repetitivas a la tecnología y maximizando la productividad de los empleados.
Por todo ello, la oficina digital supone acelerar los procesos de trabajo y por tanto una mejor productividad en el día a día laboral, además de un firme compromiso con el medio ambiente. Las empresas a menudo no se dan cuenta de cuánto les cuesta, por ejemplo, perder tiempo improductivo buscando documentos. Este tipo de oficina hace referencia a diferentes aspectos, desde la digitalización de los documentos físicos hasta la comunicación / colaboración remota o la firma digital de documentos con validez electrónica.
¿Cuáles son los pasos a dar para implantar una oficina digital?
El camino que deben seguir las empresas en su proceso de digitalización empresarial no siempre debe ser el mismo. Cada empresa debe analizar su situación individual y escribir la hoja de ruta que mejor se adapte a su organización.
